Está aproveitando ao máximo suas parcerias com fornecedores de folha de pagamento em vários países?

Desde 2020, muitas empresas deram um passo à frente em suas iniciativas de digitalização. Essa repentina inclinação na curva de adoção de tecnologia representa um abalo nas formas de trabalho estabelecidas, levando os líderes de empresas a reconsiderar a inter-relação de soluções tecnológicas terceirizadas e como as complexas parcerias de negócios por trás delas podem gerar valor para a organização.

Um ecossistema crescente de colaboradores internos e externos

A terceirização já existe de uma forma ou de outra desde a revolução industrial, embora não fosse consolidada como uma estratégia de negócios dominante na sua forma moderna até a década de 80. Desde então, muitas empresas contam com as vantagens de trabalhar com parceiros externos para:

• Otimizar a produtividade e obter economia
• Obter acesso a novas tecnologias e grupos de talentos
• Ajudar a se reposicionarem para responder aos ciclos econômicos e às tendências emergentes

O modo como trabalhamos mudou. Líderes de negócios de empresas em expansão internacional estão prestando mais atenção às suas redes de valor de terceirização, já que buscam se adaptar às expectativas e à dinâmica do "novo normal".

Ao mesmo tempo, muitas empresas estão passando por uma relativização dos limites entre categorias de colaboradores internos. Funcionários permanentes em meio período e período integral, trabalhadores contingentes e terceiros, como freelancers e consultores, todos são uma peça vital do ecossistema da força de trabalho, estando eles diretamente na folha de pagamento ou não.

Por que as empresas terceirizam a folha de pagamento

Como um importante exemplo de uma função de negócios não essencial, décadas atrás, o trabalho do departamento de folha de pagamento era um dos primeiros que as empresas decidiam subcontratar. (Fundada em 1949, a ADP se posicionou como pioneira nesse novo setor como provedora de processamento manual de folha de pagamento.)

Os motivos pelos quais as empresas terceirizam suas operações de folha de pagamento permanecem bem consistentes ao longo dos anos. Geralmente, a decisão pode ser desencadeada por situações que são a "gota d'água", como multas por não conformidade, violação de segurança de dados ou alta rotatividade de funcionários provocada por erros nos cálculos de salários dos funcionários. De modo mais banal, os líderes do setor de RH e finanças terceirizam a folha de pagamento quando enfrentam limitações de pessoal ou largura de banda tecnológica internamente.

Essas motivações prevalecem hoje em dia, juntamente com objetivos de negócios mais estratégicos que estão no topo da agenda das empresas centradas no crescimento, como:

72% das empresas estão prontas para considerar a terceirização de todos ou da maioria de seus processos de folha de pagamento¹

Adaptando-se a um cenário em mudança

A previsão é de que o mercado de serviços de terceirização da folha de pagamento global aumente a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 5% de 2024 a 2029.² O que está alimentando esse crescimento tão significativo?

Desde 2020, as empresas começaram a ampliar seu ecossistema de fornecedores e cooperar com uma gama maior de parceiros para responder a diversas mudanças socioeconômicas significativas. (Entre elas, o maior foco nos consumidores e nos colaboradores sobre os méritos da cooperação global, interrupções da cadeia de fornecimento e a mudança para uma força de trabalho mais geograficamente dispersa.)

Hoje em dia, as organizações estão exigindo mais da folha de pagamento do que nunca. Não basta mais só processar pagamentos com precisão e pontualidade — a folha de pagamento está ficando cada vez mais estratégica. Além disso, as empresas estão descobrindo que ela pode aumentar a dedicação da equipe e estimular a aquisição de novos talentos. A folha também melhora a eficiência, fornecendo maior lucratividade ao usar dados inteligentes para tomar melhores decisões. Essencialmente, a folha de pagamento agora contribui para o valor de negócio, não sendo meramente uma despesa final. Mas, para fazer isso com sucesso, as empresas estão reconhecendo a necessidade de conhecimento especializado, e é por isso que cada vez mais estão terceirizando sua folha de pagamento.

Veja a seguir os principais fatores para a transformação da folha de pagamento global e como a terceirização da folha de pagamento pode ajudar as empresas a alcançar esse objetivo:

• Adoção de inteligência artificial no processo de folha de pagamento. Há uma grande pressão para fazer mais com menos, além disso, a falta de pessoal está causando efeitos. Mais empresas estão recorrendo à tecnologia para otimizar processos, agilizar tarefas repetitivas e ajudar com requisitos complexos, como análise de dados.
• Melhoria da experiência dos colaboradores. As empresas querem usar serviços e métodos inovadores de pagamento para entregar uma flexibilidade melhor para os colaboradores — ajudando a manter a dedicação e satisfação dos funcionários.
• Melhoria da segurança dos dados. Os ataques cibernéticos estão aumentando cada vez mais e, por isso, manter a integridade dos dados nunca foi tão fundamental.
• Fornecimento de integração perfeita. As organizações buscam maior integração de dados de folha de pagamento com outros sistemas de negócios para reduzir o tempo gasto com o gerenciamento de informações.
• Proteção de competências e talentos de folha de pagamento. Quanto maiores forem as expectativas, maior será a necessidade de habilidades mais especializadas para atender às metas estratégicas das empresas.

Em relação à sua função na folha de pagamento global, como você faz para alcançar o equilíbrio certo entre recursos internos e expertise terceirizada, e quais são as principais considerações?

Orquestrando um ecossistema de parceiros de folha de pagamento

1. Obter um consenso interno sobre o número ideal de parceiros de folha de pagamento para sua organização

   Por mais que muitas empresas afirmem que um único provedor global de folha de pagamento não consegue gerenciar todas as necessidades de folha de pagamento em vários países, a ADP tem clientes com estratégias terceirizadas de folha de pagamento que diriam o oposto.

   A parceria com um número maior de fornecedores de folha de pagamento inerentemente diminui a qualidade da relação fornecedor-cliente? Sem dúvida, é verdade que com mais parcerias de empresa para empresa há consequências inevitáveis:

   • Mais gestão de fornecedores e responsabilidades de articulação
   • Menos controle interno
   • Implicações de custo
   • E a necessidade de uma abordagem tecnológica intencionalmente integrada ao gerenciamento de um amplo ecossistema de parceiros
   
   

   O quanto você consolida vai depender da visão que você tem da função da folha de pagamento da sua empresa no futuro e de como planeja elevá-la ao status de ativo de negócios estratégico. Você está buscando parceiros externos para complementar os recursos dos seus especialistas em folha de pagamento internamente, ou pretende arcar com as consequências de trabalhar por meio de um acordo de serviço totalmente gerenciado?

   O fator determinante por trás do número ideal de parceiros de ecossistema da sua empresa não deve ser o tamanho ou o local da sua força de trabalho, mas o que faz mais sentido para seus negócios. Um verdadeiro parceiro terá os interesses da sua empresa como prioridade, embora isso afete a configuração da sua rede de valor de provedores de folha de pagamento global.

2. Mitigar o risco de interdependências

   Já falamos sobre alguns, mas há outros riscos a serem levados em conta, particularmente no campo do licenciamento tecnológico.

   • Como as tecnologias de fornecedores individuais vão interagir umas com as outras, e como isso pode, em algum momento, ser uma desvantagem para sua empresa?
   • Você identificou e se explicou todas as formas pelas quais o compartilhamento de dados entre provedores apresenta riscos?
   • Se você colabora com um parceiro de negócios para criar um aplicativo, você precisa proteger a sua empresa por meio de responsabilidade por propriedade intelectual (IP) conjunta?
   • Você conduziu um estudo sobre economia analisando se a totalidade dos provedores externos atualmente está contribuindo mais do que os ativos internos para a sua rede de valor?



3. Desenvolver uma estratégia para coordenar e aproveitar essas relações interconectadas

   Governança de fornecedores não se refere apenas a ter uma equipe dedicada responsável por controlar custos e mitigar riscos. Como você pode ter certeza de que a sua rede de fornecedores externos de folha de pagamento está colaborando da forma mais eficaz? Comece mapeando as interações e os processos com um todo no ecossistema. Identifique todos os pontos fracos e as métricas necessárias para monitorar não apenas o desempenho individual, mas também a eficácia geral da rede.

O que faz com que uma parceria de terceirização da folha de pagamento global gere lucros?

A terceirização não é apenas um meio para se chegar a um fim: hoje em dia, as empresas esperam e precisam ter um verdadeiro parceiro de negócios. Mas quais critérios são essenciais para escolher esse parceiro de folha de pagamento, e quais são os riscos inerentes? Como você pode estabelecer uma relação de negócios mutuamente benéfica e garantir que ela tenha força para resistir à reestruturação, conquistas e expansão potenciais?

Nós preparamos um breve guia para ajudar você a avaliar um potencial parceiro de folha de pagamento e garantir que ele tenha a experiência e perspicácia para servir como membro fundamental da sua rede de valor. Faça o download aqui.

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’