É fato que o setor de RH é encarregado de uma série de funções. Por isso, é fundamental implementar estratégias para facilitar as rotinas, e uma das ferramentas que pode contribuir para isso é a folha de pagamento online.
Essa solução tem por objetivo facilitar o controle da folha de pagamento para que o cálculo seja realizado com mais agilidade e precisão. Por isso, é uma grande aliada para o dia a dia do setor de RH, promovendo muito mais produtividade e agilidade.
Gostou da ideia? Então continue lendo para entender como a folha de pagamento online funciona, quais são as vantagens de optar por ela, como é feito o cálculo, entre outras informações importantes para promover essa transformação na sua empresa.
Como funciona a folha de pagamento online?
A folha de pagamento online, ou simplesmente folha online, é uma plataforma específica para facilitar o cálculo e o controle da folha. Ela é uma ferramenta que agiliza o trabalho do RH, trazendo acuracidade na hora de fazer o cálculo da remuneração dos colaboradores de uma empresa.
Essa folha é elaborada por meio de um sistema eletrônico. Assim, em vez de utilizar planilhas e métodos manuais para fazer os registros e os cálculos, é possível acessar a folha de pagamento no meio digital e manter todos os dados e informações armazenados em uma plataforma específica para esse trabalho.
Para fazer o cálculo, o próprio sistema se baseia no registro de ponto dos colaboradores. Assim, ele contabiliza os dados que serão utilizados para fazer o cálculo e o pagamento dos salários. Isso inclui os encargos sociais e outros benefícios.
Portanto, esse sistema funciona de forma integrada ao controle de ponto eletrônico da empresa, e tudo acontece de forma automática e digital. Logo, não é necessário a intervenção dos profissionais do RH para que as contas sejam feitas. A folha de pagamento online se encarrega das tarefas, realizando tudo de uma forma mais rápida e eficiente, evitando a ocorrência de erros.
Quais são as vantagens da folha de pagamento online?
É importante lembrar que a folha de pagamento online é uma prática que respeita a legislação trabalhista. Começando pelo fato de que as empresas têm o respaldo da lei para utilizar sistemas eletrônicos com o objetivo de digitalizar e armazenar os seus próprios documentos, o que pode ser estendido para as questões dos trabalhadores.
Além disso, a empresa não é obrigada a apresentar documentos impressos para comprovar a realização do pagamento dos seus funcionários. A legislação autoriza os comprovantes de depósito em conta bancária como forma de comprovação do pagamento. Portanto, é possível utilizar as versões digitais.
Aqui temos uma das grandes vantagens da folha de pagamento online. Afinal, como tudo funciona de forma digital e fica armazenado automaticamente no sistema, a empresa acaba cumprindo uma das suas obrigações, que é o armazenamento das cópias dos documentos relacionados à folha de pagamento de todos os funcionários, como o holerite e o comprovante.
Como tudo já está digitalizado, não é preciso se preocupar com essa questão. Basta manter o banco de dados para que as cópias estejam arquivadas.
Como explicamos no outro tópico, o cálculo é feito de forma automática na folha de pagamento. Sendo assim, os profissionais de RH não têm mais que fazer contas de maneira manual. Como dito, isso evita a ocorrência de erros e assegura que todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias estão sendo cumpridas, aumentando a segurança jurídica da empresa.
O RH se torna muito mais produtivo e eficiente com o uso da folha de pagamento online. Consegue gerenciar melhor o seu tempo e tem certeza de que todos os direitos dos colaboradores estão sendo preservados.
Como calcular folha de pagamento online?
Você viu que para calcular folha de pagamento online é interessante que o sistema eletrônico seja integrado ao controle de pontos da empresa. Dessa forma, o próprio programa busca essas informações na hora de fazer os cálculos de maneira automática, sem que eles precisem ser inseridos manualmente.
No dia a dia, portanto, os especialistas do RH não precisam se preocupar com a realização do cálculo, pois o sistema se encarrega disso. O trabalho, na verdade, acontece quando a folha de pagamento online for implementada.
Isso porque ela precisa ser configurada ou abastecida com todas as informações que serão necessárias para fazer o cálculo das folhas. Além do controle de pontos, é preciso inserir os dados de cada um dos colaboradores, os valores salariais, descontos de IRPF ou vale-transporte e outros, FGTS, adicionais, encargos sociais, férias, remunerações variáveis entre outras informações que o RH utiliza para fazer o cálculo.
Uma vez que esses dados foram inseridos, o sistema funciona de forma automática, calculando a remuneração e emitindo a folha de pagamento. É possível, ainda, fazer a integração com o sistema financeiro da empresa, além de enviar de forma automática a folha para o Ministério do Trabalho e a Receita Federal.
Por que terceirizar serviço de folha de pagamento?
Todos os serviços de terceirização têm por objetivo descentralizar as tarefas da equipe interna da empresa. Com a folha de pagamento não é diferente, já que nesse caso o controle e o cálculo dela ficariam por conta de uma empresa especialista no assunto.
É interessante fazer essa terceirização para liberar o time de RH para a realização de tarefas mais estratégicas. Assim, essa parte operacional ficaria por conta de um time externo. O que traz, ainda, a vantagem de ter o suporte de profissionais focados apenas nessa atividade.
Além de reduzir a sobrecarga de trabalho da equipe, a terceirização da folha de pagamento ainda reduz o risco de não estar em conformidade com as leis trabalhistas e promove economia.
Também garantimos uma segurança maior de dados, pois as empresas que trabalham com a terceirização de folha de pagamento seguem regulamentações para proteger as informações dos clientes e garantem a máxima segurança.
Os processos podem ser muito mais eficientes e automatizados. Inclusive pelo fato de que as terceirizadas especialistas no assunto utilizam tecnologia de ponta para fazer as melhores entregas para os seus clientes, como no caso da inteligência artificial.
Por tudo isso, a terceirização tende a reduzir custos com multas e autuações, evitar erros e aumentar a eficiência para que o time de RH possa se concentrar em outras atividades.
Como a ADP pode ser um parceiro na terceirização?
A ADP oferece uma solução completa para a sua folha de pagamento, garantindo a conformidade e a segurança dos dados e informações. Essa é uma das especialidades da ADP, que conta com um time de profissionais para oferecer todo o suporte necessário para a sua empresa.
A ADP se preocupa em garantir o completo alinhamento com as mudanças legais, se atualizando de forma constante para que todas as regulamentações e legislações locais sejam cumpridas, a fim de proteger os interesses do seu negócio.
Os serviços são oferecidos de acordo com o tamanho da organização, entregando soluções locais e globais para atender exatamente às suas demandas. Com a ADP você ainda pode fazer a integração do sistema, gerenciar de forma automática os relatórios e todo o processamento é feito de forma online, disponibilizando o autoatendimento para os gerentes e os colaboradores.
Essas e outras funcionalidades fazem da ADP a parceira ideal para você implementar a folha de pagamento online. Aproveite mais essa facilidade e a oportunidade de firmar uma parceria de sucesso para ter um RH ainda mais eficiente e produtivo.
Acesse o site da ADP para conferir mais detalhes sobre os nossos serviços terceirizados para folha de pagamento.
