Três passos para atingir todo o potencial da folha de pagamento

Folha de pagamento: negligenciar ou estimular? Veja a folha de pagamento por um novo ângulo.

Você sabia que o pagamento representa de 50 a 60% dos gastos de negócios de uma empresa?¹ É uma despesa muito grande que não pode ser ignorada. Este guia de otimização da folha de pagamento gratuito da ADP examina como a transformação de sua folha de pagamento em três passos (ou fases) pode trazer benefícios culturais e comerciais para sua empresa.

Três passos para a transformação

A melhor maneira de evitar problemas e receber resultados mensuráveis quando transformar sua folha de pagamento é dividir o processo em fases. Comece com a otimização para eliminar ineficiências. Em seguida, a visibilidade e a agilidade acontecerão naturalmente:

Adivinhação ou observação?

A fim de identificar áreas para otimização, o guia recomenda que você localize os pontos fracos na função de folha de pagamento da sua empresa. Você reconhece problemas como baixa qualidade dos dados, resposta lenta à conformidade regulamentar ou dependência de processos manuais? A atualização dos seus sistemas de folha de pagamento reduzirá as cargas de trabalho de folha de pagamento e fornecerá visibilidade do processo inteiro, junto com atualizações automáticas de conformidade regulamentar de software. Agora, suas equipes de folha de pagamento e RH terão mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas, em vez de serem consumidas por tarefas administrativas rotineiras.

Interna ou gerenciada?

Primeiro, você precisa decidir se deseja gerenciar a folha de pagamento internamente ou se optará por um serviço gerenciado. Quer manter o controle? A opção interna parece mais indicada para você. Entretanto, com um serviço gerenciado de folha de pagamento, você poupa tempo e dinheiro, além de ajudar a empresa a cumprir as obrigações de conformidade, aumentar a agilidade e preencher as lacunas de habilidades como e quando for necessário. Caso não saiba qual opção escolher, reflita honestamente sobre o nível de responsabilidade que sua equipe de folha de pagamento consegue gerenciar de maneira tranquila.

Adotando uma abordagem global

Talvez você esteja entre os 60% dos profissionais de folha de pagamento que acreditam que um modelo de folha de pagamento global seria benéfico para a organização.² Enquanto isso, o guia destaca, muitas empresas desenvolveram uma solução "remendada", ou seja, executam sistemas de folha de pagamento diferentes em países diferentes. A fim de simplificar para um sistema global, analise se pode haver duplicações entre processos de folha de pagamento global e local. Escolha um sistema de folha de pagamento global e deixe que as regiões se adaptem conforme necessário. Assim, sua empresa poupará dinheiro.

Setenta por cento dos processos de folha de pagamento global podem ser automatizados pela consolidação global do gerenciamento das folhas de pagamento em uma única plataforma.³

Manual ou digital?

A execução de uma folha de pagamento manual está repleta de riscos. Quaisquer erros ou tempo de inatividade podem custar caro e tomar mais tempo. Concentre-se em automatizar tarefas simples com menos chance de erros. Mantenha a participação humana nas tarefas mais complexas, como garantir a conformidade legal ou fazer verificações de qualidade. Use estes procedimentos para migrar da folha de pagamento manual para a digital:

• Automatize tarefas demoradas: a inteligência artificial automatiza a coleta de dados e o rastreamento de tempo, oferecendo análises e relatórios em tempo real.
• Digitalize as tarefas em papel: reduza a complexidade e os erros associados aos processos manuais; ao mesmo tempo, diminua os custos de armazenamento e segurança de documentos de papel.
• Adicione mais funções ao seu sistema de folha de pagamento: poupe tempo e esforço para a equipe de folha de pagamento ao integrar políticas. como férias remuneradas.

Consolidação da folha de pagamento para visibilidade

Mesclar todas as plataformas de folha de pagamento em uma só aumenta a visibilidade de ponta a ponta. Assim, fica mais fácil detectar tendências e reunir insights. Atualmente, os CFOs passam uma média de 2,24 horas por dia usando planilhas.⁴ Com a integração total entre RH, folha de pagamento e sistemas de ERP, todos na empresa têm uma visão geral. No processo, a folha de pagamento se transforma de função de negócios em vantagem estratégica. Além disso, com a consolidação, você reduz os custos, pois não precisa mais pagar pelas ferramentas que a empresa não usa.

Documentar ou prever?

Com uma folha de pagamento simplificada e integrada, sua empresa terá acesso a um nível maior de detalhes. Você pode fazer relatórios de gestão de despesas, planilhas de horários, licenças e ausências. Suas equipes poderão gerenciar mais facilmente uma força de trabalho global, usando a análise de dados inteligente para embasar decisões cruciais.

Ainda não sabe se dará esse passo? Saiba como os relatórios de folha de pagamento podem ser usados de maneira estratégica:

• Embasar o planejamento futuro com uma perspectiva global dos custos verdadeiros da força de trabalho.
• Melhorar as práticas de contratação com análise para determinar o custo-benefício de trabalhadores temporários.
• Reter os profissionais essenciais criando remuneração e recompensas para motivar os colaboradores.
• Aumentar a produtividade usando dados da folha de pagamento para analisar o desempenho do departamento.
• Gerar igualdade e diversidade para destacar a disparidade salarial entre gêneros e cuidar de talentos diversificados.
• Monitorar as KPIs para ver como as operações mensais de folha de pagamento da sua empresa se comparam com as da concorrência. 

Como se tornar ágil de verdade

Como a empresa pode se tornar verdadeiramente ágil? Por meio da folha de pagamento digital, otimizada para as necessidades da empresa e com dados totalmente visíveis e integrados. Além disso, você terá os seguintes benefícios:

• Realização de planejamento estratégico, desde acesso fácil até dados e insights precisos sobre a folha de pagamento, permitindo que você tome as decisões e faça as alianças certas.
• Aumento da satisfação dos colaboradores, pois uma folha de pagamento ágil é mais capaz de se adaptar a novas práticas, como horários flexíveis e trabalho remoto.
• Resposta a mudanças de conformidade regulamentar, com uma folha de pagamento flexível que permite que as equipes alcancem a conformidade rapidamente.
• Gestão global dos colaboradores por meio da visibilidade do pagamento e de outros custos; isso permite que as organizações se adaptem rapidamente em função de desafios mundiais.

Para as organizações que derem esse próximo passo tão importante, a folha de pagamento tem o potencial de se adaptar a mudanças, contribuindo para o crescimento futuro.