A gestão de força de trabalho (WFM) é a maneira pela qual empregadores alocam estrategicamente pessoas e recursos, monitoram a assiduidade e cumprem as leis e regulamentos do local de trabalho em constante mudança. Em última análise, os objetivos são otimizar a produtividade e reduzir riscos. Quando a WFM faz parte de uma solução de software de ponta, ela também pode ajudar as empresas a aprimorar as relações com colaboradores, melhorar o atendimento a clientes e criar um impacto financeiro positivo.

O que significa gestão de força de trabalho?

A gestão de força de trabalho significa reconhecer as maiores prioridades de uma organização e antecipar os desafios de capital humano, de forma a tomar as medidas adequadas para mitigar pontos fracos e manter a eficiência. Cronogramas, marcações de tempo, análise de dados e conformidade regulamentar são apenas algumas tarefas centrais para esse propósito.

Metas da gestão de força de trabalho

Cada empregador tem prioridades diferentes, mas a maioria das empresas, independentemente da sua dimensão ou setor, geralmente compartilha o desejo de ser mais eficiente e produtiva do que a sua concorrência. Outro objetivo comum da gestão de força de trabalho é estar em conformidade com as mudanças nas leis e nos regulamentos.

Por que a gestão de força de trabalho é importante?

A WFM é importante porque os empregadores que têm políticas e práticas de força de trabalho inconsistentes podem enfrentar:

  • Violações de conformidade
  • Aumento dos custos
  • Escassez de pessoal
  • Incidentes de segurança no trabalho
  • Produção ineficiente
  • Taxas de rotatividade mais altas

Como funciona a gestão de força de trabalho?

Uma solução de gestão de força de trabalho utiliza dados históricos e aprendizado de máquina para prever necessidades futuras de pessoal. Em seguida, cria programações que melhor se adaptam ao modelo previsto e rastreia automaticamente o tempo e assiduidade de colaboradores.

Quais são as funções e os recursos de uma solução de gestão de força de trabalho?

Uma solução de gestão de força de trabalho deve ser capaz de:

  • Gerar previsões de mão-de-obra
    As flutuações na demanda dos consumidores, os feriados e até mesmo o clima podem dificultar a maximização ou mesmo a permanência dentro dos orçamentos de mão-de-obra. Mas, ao modelar estes cenários, os empregadores podem antecipar fatores capazes de levar ao excesso ou à falta de pessoal.
  • Fazer cronogramas
    Ao criar cronogramas, os empregadores podem selecionar colaboradores com base em vários critérios, incluindo experiência, habilidades, preferências, etc. Os trabalhadores também podem trocar turnos entre si ou compartilhar a sua disponibilidade antecipadamente para evitar lacunas na cobertura.
  • Monitorar o tempo
    As soluções de WFM capturam dados na fonte – relógios de ponto, quiosques, aplicativos para celular, planilhas de horas baseadas na web e dispositivos de pontos de venda (POS) – e aplicam automaticamente regras de negócios específicas para ajudar a garantir o processamento preciso e eficiente da folha de pagamento.
  • Fazer gestão de ausências
    As férias remuneradas (PTO) e as licenças prolongadas, como as concedidas pela Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), podem ser facilmente monitoradas.
  • Fazer gestão de hora extra
    Os sistemas de WFM podem gerar alertas quando o total de horas de um funcionário acionar horas extras ou se alguém tentar trabalhar horas extras sem aprovação. Esse recurso permite que os empregadores distribuam horas extras de maneira justa e eficiente e os ajuda a evitar um excesso de custos com folha de pagamento devido a horas de trabalho não aprovadas.
  • Fazer análises
    Os gerentes podem visualizar dados em tempo real por meio de painéis personalizados e fazer correções de cronograma conforme necessário. Eles também podem gerar relatórios para visualizar tendências históricas em vários indicadores-chave.
  • Ter conformidade regulamentar
    A configuração de regras de trabalho e remuneração em uma solução de gestão de força de trabalho facilita o cumprimento das leis salariais e de horários, bem como de acordos de negociação coletiva e outras políticas do empregador. O sistema também produz trilhas de auditoria de cartões de ponto, que podem ser uma ferramenta valiosa para limitar a exposição em caso de disputa.
  • Oferecer acessibilidade para dispositivos móveis
    A partir de um dispositivo móvel, empregadores podem preencher rapidamente lacunas em turnos ou editar cronogramas. Este recurso permite garantir uma cobertura ideal mesmo quando trabalhadores faltam inesperadamente.

Quais são os benefícios da gestão de força de trabalho?

A solução certa de gestão de força de trabalho, quando implementada e utilizada de forma eficaz, pode ajudar empregadores a:

  • Controlar os custos
    É possível minimizar o excesso de pessoal e horas extras, bem como outras despesas caras, utilizando a tecnologia para prever as necessidades de mão-de-obra. Com algumas soluções avançadas de WFM, os empregadores podem até ver como os orçamentos são afetados pelos cronogramas à medida que são criados.
  • Ter mais precisão ao executar a folha de pagamento
    O software de gestão de força de trabalho torna a folha de pagamento mais confiável porque analisa automaticamente o trabalho por hora e identifica padrões de hora extra. A entrada de dados repetitivos e os cálculos manuais também são eliminados, minimizando assim os erros humanos.
  • Aumentar a produtividade
    Definições de referências permitem que empregadores cruzem seus dados de tempo e assiduidade com empresas de tamanho semelhante ou na mesma região ou setor. Se sua força de trabalho não estiver à altura da concorrência, eles poderão tomar medidas corretivas.
  • Criar cronogramas mais inteligentes
    Com dados em tempo real ao seu alcance, gerentes podem identificar rapidamente lacunas em turnos e preenchê-las antes que resultem em uma situação de falta de pessoal. A capacidade de criar cronogramas por localização, departamento ou função também ajuda a garantir uma cobertura ideal.
  • Minimizar o risco de conformidade
    A sobreposição de leis FMLA e de licenças estaduais é gerenciada mais facilmente com fluxos de trabalho automatizados que rastreiam a elegibilidade de colaboradores e os saldos de licenças. Além disso, a manutenção de registros on-line disponível com o software WFM é útil caso haja uma auditoria por parte de uma agência governamental.

Escolhendo uma solução de gestão de força de trabalho

O setor, a localização, as características da força de trabalho e os objetivos estratégicos geralmente determinam qual solução de gestão de força de trabalho é adequada para uma empresa. Apesar destas variáveis, muitos empregadores seguem estes passos ao avaliar os provedores:

  1. Definir o estado atual dos processos
    Descreva os processos de WFM que estão em vigor hoje e quem é responsável por eles.
  2. Reunir comentários
    Converse com os principais envolvidos sobre seus pontos fracos atuais e onde gostariam de ver melhorias.
  3. Avaliar o nível de maturidade
    Determine onde a organização está na jornada de gestão de força de trabalho e se está pronta para uma solução avançada.
  4. Criar uma lista de desejos
    Priorize os requisitos de um novo sistema de WFM e comece a avaliar potenciais provedores com base nesses pontos.

Perguntas frequentes sobre gestão de força de trabalho

Qual é a função da gestão de força de trabalho?

Um dos principais objetivos da gestão de força de trabalho é aumentar a produtividade sem incorrer em custos adicionais de mão-de-obra. Alcançar esse objetivo geralmente exige ter as pessoas e os recursos certos, no lugar certo, na hora certa.

O que a gestão de força de trabalho faz?

Empregadores utilizam a gestão de força de trabalho para realizar, entre outras coisas, muitas das seguintes tarefas:

  • Prever necessidades de mão-de-obra
  • Fazer cronogramas de colaboradores
  • Rastrear tempo e assiduidade
  • Gerenciar ausências
  • Analisar dados
  • Apoiar a conformidade

O que são ferramentas de gestão de força de trabalho?

As ferramentas de WFM são soluções de software que ajudam empregadores a atingir os objetivos de sua força de trabalho. As opções vão desde ferramentas transacionais (básico de tempo e assiduidade) até transformacionais (WFM avançada, análises, IA e dispositivos móveis).