Todos os anos, conversamos com líderes seniores que cuidam das folhas de pagamento de organizações multinacionais. Fazemos isso para entender melhor a percepção desses gestores sobre o desempenho das funcionalidades dessa ferramenta em suas organizações.
Nosso principal objetivo é avaliar o desempenho, a resiliência e a contribuição estratégica da folha de pagamento nas empresas pelo mundo, além de reportar o potencial dessa ferramenta agora e no futuro.
O relatório deste ano foi intitulado "O potencial da folha de pagamento em 2024: Pesquisa de folha de pagamento global." Nós documentamos nossos resultados e você pode fazer o download deles gratuitamente.
Neste post, compilamos algumas das principais informações do estudo, que mostram novas maneiras de melhorar as funcionalidades do processo de folha de pagamento. Continue a leitura para saber mais!
O que impacta nas prioridades da folha de pagamento?
O efeito devastador da COVID-19 em muitas empresas foi um alerta sobre a necessidade de empregar uma abordagem mais inovadora nas operações de pagamento. Isso significa que os negócios precisam tornar as funções de folha de pagamento empresarial mais pragmáticas e focadas no futuro, priorizando a integração geral.
Nosso estudo mostra que os seguintes fatores estão impulsionando as iniciativas de transformação da folha nos próximos dois a três anos:
- eficiências de custos — 33%;
- digitalização — 33%;
- eficiências operacionais e de produtividade — 30%;
- melhor experiência dos colaboradores — 30%.
Quais os objetivos da transformação da folha de pagamento?
Para otimizar a folha de pagamento e entregá-la de maneira eficiente, são necessárias mudanças básicas na operação das suas funções. Alterações nos procedimentos, ferramentas e organização dos processos são necessárias para que ocorra uma transformação efetiva.
Nosso estudo lista em detalhes as principais prioridades das organizações que desejam transformar as funções desse recurso. Algumas dessas são:
- melhor experiência dos colaboradores;
- integração entre sistemas de negócios e folha de pagamento;
- tecnologia mais confiável;
- segurança de dados mais rígida.
O que está envolvido na folha de pagamento de empresas?
O estudo aponta quatro temas principais. Vamos conhecê-los!
Experiência dos colaboradores
Para empresas em geral, garantir o processamento preciso da folha de pagamento é indispensável para a retenção de colaboradores talentosos.
Por isso, ao pagar seus funcionários, manter a precisão da folha de pagamento garantirá que sua empresa cumpra suas obrigações legais — com os colaboradores, com as regulamentações e os acionistas (se for o caso).
Confira algumas descobertas do estudo:
- a experiência dos colaboradores é uma prioridade para as equipes, com 30% dos entrevistados definindo-a como o principal motivador de negócios para a transformação da folha de pagamento nos próximos dois a três anos;
- cerca de 31% dos líderes esperam introduzir novas maneiras de pagar a equipe em um nível global;
- a taxa média de precisão da folha de pagamento é de apenas 78%;
- há sinais claros de que os sistemas e os processos precisam ser simplificados, conectados e digitalizados com mais efetividade para reduzir as chances de erros;
- 32% dos entrevistados afirmam que são necessários dois ou mais ciclos para corrigir erros na folha de pagamento.
Equilíbrio entre a visão global e a experiência local
No mercado de trabalho atual, as empresas que têm uma visão holística dos seus negócios, sem perder de vista os insights locais, garantem vantagem competitiva em relação à concorrência. Com as informações de folha de pagamento, é a mesma coisa.
Isso porque a folha precisa ser suficientemente localizada para cumprir leis e convenções específicas de governança geográfica, mas também proporcionar a visibilidade das informações em todos os países — o que permite que as estratégias de negócios sejam bem fundamentadas.
Estes são alguns pontos a considerar:
- 31% dizem que só podem acessar alguns dados da empresa, mas eles não são padronizados;
- muitas organizações não têm a estrutura e a tecnologia necessárias para geração de relatórios e análise conjuntos;
- menos da metade (44%) das organizações têm uma visibilidade completa de todas as folhas de pagamentos em todos os locais. Além disso, apenas 35% possuem um painel global de insights, nem referências avançadas de RH, projeções e geração de relatórios (22% contam com esses recursos) e padronização das suas operações (31% têm esse recurso);
- as métricas padrão de conformidade global também são uma raridade, com apenas 52% usando alguma métrica padrão e cerca de dois em cada cinco (41%) utilizando métodos diferentes de acordo com o país.
Papel da TI
Ao lidar com dados de folha de pagamento para sua organização, a segurança é de extrema importância. Sua empresa deve se manter atualizada sobre regulamentações de proteção de dados, além de ter processos em vigor para lidar com a violação de informações sensíveis
Em nosso estudo, o objetivo de minimizar a complexidade da TI é embasado em cima dos seguintes insights:
- em média, os entrevistados estimaram que os recursos de TI gastam 22 horas por semana (por país) gerenciando o fluxo de dados entre a folha de pagamento e os outros sistemas de negócios;
- muitas empresas só desenvolveram manuais de segurança de dados e planos de contingência em alguns países (36%), enquanto outras (13%) não têm nenhum plano de contingência;
- a segurança dos dados se tornou importante na estratégia de folha de pagamento de 99% dos entrevistados nos últimos 12 meses, e 46% das pessoas afirmaram que isso aconteceu de maneira crítica;
- os líderes seniores de folha de pagamento citaram a segurança dos dados como a principal área que planejam melhorar nos próximos dois a três anos (38%), seguida por qualidade e integridade de dados (35%) e aumento da integração com sistemas essenciais de negócios (35%) em um nível global;
- 41% relatam preocupações com segurança de dados (41%) e em relação a complexidades da integração com software de RH existente (41%). Esses dois fatores são citados como as duas principais barreiras para a implementação da folha de pagamento global.
Equipe de folha de pagamento
À medida que as empresas navegam nas águas turbulentas de um cenário econômico desafiador, a eficiência operacional é fundamental para o sucesso de uma organização.
Uma combinação de estratégias adequadas com a retenção de talentos responsáveis de folha de pagamento ajudará uma organização a conquistar os seus objetivos, além de prepará-la para os desafios futuros.
Confira os insights do nosso estudo relacionados à manutenção de uma equipe moderna de folha de pagamento:
- 8 em cada 10 empregadores estão expandindo a equipe de folha de pagamento na empresa, mas quase 2/3 (62%) deles estão avaliando como operar com menos colaboradores. Além disso, a escassez de habilidades significa que mais da metade (57%) tiveram o serviço de folha de pagamento afetado por falta de funcionários com essa função;
- os empregadores também enfrentam uma mudança no conjunto de habilidades da equipe de folha de pagamento, que cada vez mais inclui necessidades de TI, segurança de dados, recursos de relatórios e análises de conformidade dedicadas. Contudo, mais de 3/4 afirmam que estão capacitando a equipe de folha de pagamento atual e mudando a forma como trabalham (79%);
- 69% dos líderes consideram terceirizar todos ou a maioria dos processos de folha de pagamento para apoiar suas equipes em um nível global. Isso garante que a equipe interna possa se concentrar em áreas mais estratégicas e tenham o tempo necessário para se capacitar.
Como melhorar a vida útil da folha de pagamento?
As equipes responsáveis pela folha de pagamento desejam agregar o máximo de valor possível aos seus processos, tanto em nível global como local. Porém, em muitos casos, elas são prejudicadas por bases frágeis que dificultam ou até impedem essa otimização.
Confira 4 iniciativas que devem ser conduzidas por qualquer organização que queira otimizar a sua folha de pagamento, de acordo com os insights do nosso estudo.
Foco no básico
O objetivo de melhorar a vida útil e aumentar o potencial da folha de pagamento corre o risco de ser ofuscado por esses desafios. Uma das maneiras de tratar o problema é focar o básico: otimizar a experiência dos colaboradores e implementar iniciativas inovadoras serão abordagens irrelevantes se as equipes não dominarem as funcionalidades básicas.
Nesse sentido, os líderes devem começar analisando os sistemas e realizando uma auditoria da precisão e dos erros dessas soluções em toda a organização. É preciso mapear e entender o porquê de esses problemas estarem acontecendo.
Após a identificação dos problemas-chave, chega o momento de colocar em vigor um plano para preencher as lacunas, o que inclui a exploração de novas tecnologias e a ajuda de parceiros que possam otimizar o trabalho com a folha de pagamento.
Consideração do valor agregado
É necessário considerar o valor agregado, e não somente o custo, de aquisição de ferramentas de folha de pagamento. É fácil aceitar as limitações de sistemas legados e considerar as barreiras, em vez dos benefícios, de uma mudança transformadora.
Porém, é preciso ter em mente que fazer a transição para uma solução de folha de pagamento global holística, inovadora e unificada agrega valor que vai muito além de uma interface elegante. Afinal, a nova ferramenta ajuda a impulsionar decisões estratégicas e economias de eficiência de longo prazo, o que garante o retorno do investimento.
Priorização de dados
A automação de tarefas e as integrações fluidas, proporcionadas por uma ferramenta adequada, são centrais para o futuro da folha de pagamento.
Por isso, trabalhe com parceiros que proporcionem esses benefícios. Os profissionais de TI estão gastando muito tempo gerenciando conexões e transferindo dados, quando isso poderia ser totalmente automatizado e mantido por um fornecedor externo.
Maximização da tecnologia para reduzir a carga administrativa
A entrada de dados e a conciliação manuais ainda exige muito tempo dos funcionários, o que reduz a eficiência e gera insights pouco precisos.
Nesse sentido, trabalhar com um parceiro global para otimizar a folha de pagamento da empresa permite que as organizações automatizem boa parte dessa administração manual e aproveitem a experiência e especialização desses profissionais externos. Assim, a companhia poupa dinheiro, que pode ser transformado em investimentos em habilidades estratégicas e técnicas para o futuro.
Para saber mais sobre o universo das folhas de pagamento, e conhecer as maneiras de otimizar esse processo, continue lendo outros conteúdos do blog!
