Como muitos executivos de RH ou finanças, provavelmente você está sob pressão para reduzir os custos operacionais em todos os seus domínios de negócios, talvez na sua folha salarial e na função da folha de pagamento global. A busca pela otimização de custos ganhou uma nova urgência à medida que líderes empresariais se deparam com ineficiências onerosas que ameaçam a continuidade dos negócios a longo prazo em toda a organização. Em suma, as empresas não podem mais ignorar a folha de pagamento, principalmente se estiverem se preparando para uma expansão no exterior, onde o foco é manter as despesas operacionais reduzidas.
Acredita-se que o maior custo para qualquer empresa seja o pagamento. O custo da mão de obra é inevitável, embora existam maneiras criativas de reduzi-lo (uma semana de trabalho de 20 horas, a contratação de trabalhadores temporários ou a redução da frequência de pagamento são apenas alguns exemplos que as empresas consideram). No entanto, quando se trata da função da sua folha de pagamento global, existem medidas que você pode tomar para garantir que ela seja econômica.
Contar os custos
O custo para executar a folha de pagamento varia de acordo com o tamanho da sua empresa, o modelo operacional da folha de pagamento e os países em que você tem funcionários, entre outros fatores.
Se você ainda estiver executando a folha de pagamento internamente, os custos incluirão:
- Compra de licenças de software
- Instalação de hardware e software
- Recursos contínuos para manter e atualizar a infraestrutura de folha de pagamento no local
Se você optou por um sistema de nuvem (Software as a Service — SaaS), os custos normalmente incluirão:
- Taxas para implementar seu novo software de folha de pagamento. Você pagará uma taxa inicial fixa, com base em quantos funcionários tem, em quais regiões e na complexidade do seu ambiente de folha de pagamento legado. Você também precisará levar em consideração o esforço interno necessário para a implementação (das equipes de folha de pagamento, RH, TI e gerenciamento de projetos)
- Taxas anuais e contínuas para seu provedor de folha de pagamento, geralmente com base no número de funcionários e no nível de serviço que você contratou
Embora haja um investimento inicial, a migração de serviços de folha de pagamento locais para serviços na nuve, parcial ou totalmente terceirizados, pode gerar economia de dinheiro, tempo e recursos para as empresas.
De acordo com um estudo recente, a eficiência de custos é um fator-chave de negócios que influencia as transformações globais na área de folha de pagamento1.
Custos quantificáveis da folha de pagamento
No estudo "Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll", conduzido pela Forrester e encomendado pela ADP2, os pesquisadores identificaram as economias de custo mensuráveis ao investir na ADP Global Payroll nas seguintes áreas principais:
- Custos de conformidade evitados
O custo de garantir que sua empresa permaneça em conformidade com as leis trabalhistas locais cada vez maiores em todo o mundo está aumentando (assim como as multas quando você falha). Cada localidade vem com seus próprios requisitos de impostos, seguros e pensões, processos regulatórios e procedimentos bancários. Se você ainda estiver empregando pessoas para rastrear e analisar as nuances das atualizações legislativas, certifique-se de que os registros sejam mantidos atualizados e que seus sistemas de folha de pagamento e RH estejam em conformidade, pois os custos associados rapidamente se tornam dolorosos.
Terceirizar o monitoramento de conformidade para um provedor global de folha de pagamento representa uma economia significativa de custos, tanto em termos de número de funcionários jurídicos internos quanto na capacidade de evitar penalidades de conformidade em primeiro lugar. - Custos diretos evitados
Como a Forrester aponta, quando as empresas se afastam de seu sistema de folha de pagamento legado e investem em uma solução de folha de pagamento global, elas evitam a taxa de licença e os custos de manutenção da solução legada.
Outros custos diretos que se dissipam quando você muda para uma plataforma de folha de pagamento global incluem o tempo que sua equipe normalmente levaria para inserir manualmente os dados e responder às consultas dos funcionários. Você também evitará o custo de impressão de contracheques e custos de transferência bancária para depositar salários nas contas dos funcionários. - Eliminação dos erros de folha de pagamento
Erros no pagamento dos funcionários, como casos de pagamento insuficiente e/ou atraso no pagamento, têm um grande impacto na moral da equipe, prejudicando potencialmente a capacidade dos trabalhadores de pagar as contas em dia e tornando-os mais propensos a começar a procurar um novo empregador.
O preocupante é que o estudo Dimensão pessoal e trabalho em 2024: uma visão da força de trabalho global do ADP Research Institute revelou que, ao responderem à pergunta "Com que frequência você é pago de forma incorreta?", 40% dos trabalhadores no mundo disseram que "às vezes, frequentemente ou sempre".3
O custo da rotatividade de funcionários, em termos de recrutamento e integração, pode ser considerável. Mesmo que você faça apenas uma melhoria muito modesta na retenção de funcionários, verá benefícios significativos em termos de redução de custos para recrutar e treinar novos funcionários. Ao introduzir um sistema de folha de pagamento global unificado que elimina erros nos salários dos trabalhadores, você economizará tempo na correção de erros e reduzirá a rotatividade de funcionários. - Ganhos de eficiência do processo de folha de pagamento
Se o seu sistema de folha de pagamento não estiver integrado à(s) plataforma(s) de gerenciamento de RH, ou se você estiver executando vários sistemas e serviços de folha de pagamento desconectados em diferentes países, sua equipe provavelmente perderá tempo para obter e validar dados de múltiplas fontes. Todo esse tempo que sua equipe gasta lidando com processos complicados, entrada manual de dados e esforço duplicado está tornando sua função de folha de pagamento mais cara do que precisa.
Pergunte-se: quanto tempo você perde corrigindo erros do ciclo de pagamento anterior? Uma plataforma global de folha de pagamento trará os benefícios financeiros de automatizar as tarefas de folha de pagamento e redirecionar os esforços dos funcionários para atividades mais geradoras de valor. - Eficiências de relatórios de folha de pagamento
Muitas empresas com um modelo de folha de pagamento desarticulado perdem tempo tentando rastrear as informações coesas e exatas da folha de pagamento de que precisam para responder a perguntas básicas sobre a força de trabalho, como "em quais países nossa folha salarial é mais alta?". A solução é consolidar relatórios e análises para facilitar o acesso a dados confiáveis da folha de pagamento global. Isso revelará as despesas, ajudando você a aumentar a eficiência e reduzir o tempo necessário para relatórios, o que libera tempo da equipe para atividades mais estratégicas. Além disso, você se beneficiará de maior agilidade ao ter esses dados disponíveis, permitindo que seus líderes tomem decisões mais rapidamente com informações atualizadas e de alta qualidade.
45% dos líderes empresariais gostariam que sua equipe de folha de pagamento dedicasse mais tempo às atividades de relatórios1.
Custos ocultos: mais difíceis de quantificar, mas não os desconsidere
Eles são menos visíveis, mas não deixam de ser impactantes. Na verdade, os custos "ocultos" de processamento da folha de pagamento excedem os visíveis na maioria das vezes.
As empresas tendem a subexplorar os ganhos de produtividade a serem obtidos com a análise e corte de custos ocultos. Isso ocorre porque os processos de folha de pagamento normalmente envolvem os departamentos de RH, finanças, TI e outros e incluem:
- Integração, treinamento e substituição de profissionais de folha de pagamento
- Custos de manutenção, confiabilidade e interface do sistema (criar integrações de API com RH e outros softwares de negócios)
- Coletar manualmente informações de funcionários para folha de pagamento ou importar manualmente alguns dos cálculos upstream necessários para processar a folha de pagamento
- Flutuações cambiais e custos de conversão
Por fim, considere o custo de oportunidade quando sua empresa se expande para um novo mercado sem a flexibilidade da folha de pagamento para integrá-la rapidamente. Esse custo é mais difícil de definir, mas ainda é um valor a ser ponderado à medida que você se prepara para uma maior expansão internacional.
A solução simples para a eficiência de custos da folha de pagamento
Terceirizar o processamento da folha de pagamento é responsável pelo maior impacto na redução dos custos da folha de pagamento. Para a maioria das empresas, o processamento da folha de pagamento não é um negócio crucial ou uma atividade lucrativa, por isso faz sentido confiar isso a profissionais de folha de pagamento com experiência e infraestrutura para lidar com isso.
A terceirização converte o custo de administração da folha de pagamento de um custo fixo para um custo variável, com base no número de funcionários e localidades da empresa no escopo. À medida que emprega mais funcionários em novas regiões, você já terá a infraestrutura global de folha de pagamento que pode ser dimensionada para apoiar seu crescimento, evitando assim a necessidade de gastar para aumentar o número de funcionários de RH e aquisição de talentos.
Se você se deparar com resistência interna (talvez de líderes de RH ou finanças regionais ou locais), incentive seu conselho a testar a terceirização de folha de pagamento quando sua empresa se expandir para um novo país ou região. Dessa forma, você poderá ver e relatar os benefícios em ação, tornando muito mais fácil garantir um compromisso de toda a empresa mais adiante.
Considerando tudo, talvez a questão-chave não seja quanto custa a folha de pagamento, mas quanto isso pode economizar para você. Para mergulhar mais fundo no tópico de eficiência de custos da folha de pagamento, baixe nossa ficha técnica "Desmascarando o mito de que a folha de pagamento global é muito cara para pequenos mercados".
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
