Para manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais e tributárias, é preciso acompanhar as diversas mudanças propostas pelo Estado, especialmente no que diz respeito ao uso de sistemas para a transmissão de informações. Nesse quesito, a substituição do SEFIP pela plataforma do FGTS Digital requer atenção, já que são sistemas diferentes.
Essa nova ferramenta traz praticidade e conveniência, permitindo a geração de guias de uma maneira rápida e personalizada. Além disso, facilita o recolhimento de débitos de diversas competências, o que reduz o tempo dedicado à tarefa e diminui os custos operacionais.
Se você quer entender como preparar sua equipe para utilizar essa plataforma, continue lendo e confira nossas recomendações!
O que é FGTS Digital?
A sigla FGTS, que significa Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, refere-se aos saldos das contas vinculadas, compostos pelos depósitos feitos pelos empregadores em nome dos trabalhadores.
Esses depósitos são de 2% do salário para aprendizes e 8% para os trabalhadores CLT. Já o FGTS Digital é uma plataforma que integra sistemas para gerenciar os processos relacionados ao recolhimento desse fundo.
Sua proposta é otimizar a execução dessa obrigação, garantindo que os valores devidos aos trabalhadores sejam corretamente alocados em suas contas junto a Caixa Econômica Federal.
Por que o FGTS Digital surgiu?
Esse sistema foi desenvolvido com o intuito de ajudar as empresas na simplificação do processo de pagamento dessa obrigação. Nesse sentido, a plataforma foi criada com a intenção de ajustar pontos que antes causavam problemas para todas as partes envolvidas.
Com o FGTS digitalizado, há menos burocracias e os serviços são realizados de maneira simplificada. Com isso, a sua empresa reduz custos e aprimora a gestão de informações, evitando quaisquer tipos de erros que possam levar a multas ou problemas trabalhistas.
Quando o FGTS Digital entrou em vigor?
O FGTS Digital para empresas entrou em vigor no dia 1º de março de 2024, conforme publicação do Ministério do trabalho e Emprego. Vale lembrar que o sistema passou por um período de testes, que aconteceu entre os meses de agosto de 2023 e janeiro de 2024.
Durante esses meses, as empresas puderam se ambientar com o novo sistema disponibilizado, além de adaptar seus softwares e efetuar as integrações necessárias. Caso você não tenha aproveitado tal período, vale a pena contar com um sistema apropriado e com suporte de uma equipe especializada e pronta para ajudar você.
Como o FGTS Digital funciona para as empresas?
O funcionamento do FGTS online é bem simples. A empresa fará a prestação de contas e enviará as informações contratuais a partir do eSocial. Esses dados são posteriormente encaminhados para a Caixa por meio desse novo sistema.
Os valores devidos são calculados com base nas informações fornecidas pelo eSocial, e os débitos já serão individualizados desde a origem, utilizando o CPF para realizar a identificação do trabalhador. Assim, gera-se mais confiabilidade, segurança e controle no processo de recolhimento do FGTS.
Ao receber as informações, o Agente Operador realiza as verificações necessárias e as vinculações com as contas dos trabalhadores. Assim, elimina-se a necessidade de informar situações adicionais por meio do sistema Conectividade Social, eliminando passos antes existentes.
Quem deve utilizar o FGTS Digital?
A partir de sua implementação, o FGTS Digital é obrigatório para todos os empregadores*, que deverão usar o sistema para recolhimento mensal ou rescisório, a partir de 01 março de 2024.
Entretanto, excepcionalmente, para os fatos geradores ocorridos até 31 de dezembro de 2024, o Conectividade Social e os sistemas a ele integrados puderam ser utilizados para a geração de guia para fins de recolhimento do FGTS pelos empregadores com natureza jurídica de Administração Pública.
Vale lembrar que para ter acesso ao FGTS Digital, é preciso efetuar a autenticação, que acontece pela Plataforma gov.br, com selo prata ou ouro, ou por meio de certificado digital de pessoa jurídica. Além disso, vale a pena compreender mais sobre as mudanças do FGTS Digital.
Quais as mudanças com o FGTS Digital?
A introdução do FGTS Digital trará diversas alterações ao sistema existente. Falaremos delas agora em mais detalhes para que você saiba como preparar seu time para todas as mudanças.
Substituição do sefip
O FGTS Digital substituirá o atual SEFIP, ou Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. Ele entrega comprovantes das contribuições pagas mensalmente e também no caso de indenização por demissão.
Novo prazo para os pagamentos do FGTS
Uma mudança importante é o prazo dos pagamentos de FGTS mensais, passando do dia 07 para o dia 20 de cada mês. A nova data foi estabelecida pela Lei 14.438/2022 e está em vigor desde a competência março de 2024 quando o FGTS Digital passou a ser utilizado.
Em relação aos pagamentos do FGTS após a rescisão do vínculo empregatício e da indenização compensatória, eles continuarão a ser pagos em até 10 dias após o encerramento do contrato.
Integração com o Esocial
Os pagamentos necessários do FGTS serão realizados com as informações entregues pelos empregadores usando o eSocial. Esse sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas foi implementado no Brasil em 2018.
O intuito de sua criação foi unificar e simplificar as responsabilidades de relatórios relacionados ao trabalho de empregadores em todo o país, sendo parte da iniciativa Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) do governo brasileiro e foi introduzida em fases em 2018 e 2019.
Conectividade social e FGTS Digital
Para manter a conformidade de eventos relacionados ao FGTS que aconteceram antes da implementação na nova plataforma, os empregadores continuarão a usar o sistema Conectividade Social, onde são disponibilizadas funcionalidades e serviços pertinentes ao FGTS. Nesse ambiente, será necessário selecionar o recurso usado nesse processo com base na data quando o evento tributável aconteceu.
Pagamentos por Pix
O Governo implementou o Pix como meio de pagamento para o recolhimento do FGTS. Com o uso dessa inovação, os empregadores poderão pagar os valores devidos por meio de boletos gerados com QR Code, permitindo a liquidação em tempo real.
Essa opção oferece mais conveniência, pois os pagamentos podem ser feitos a qualquer momento, inclusive nos finais de semana e feriados. Sem contar que esse sistema garante maior controle, notificando imediatamente o pagamento e evitando erros como duplicidade ou inclusão indevida de trabalhadores.
Cronograma do FGTS Digital
A implementação do período de teste para empregadores foi dividida nas seguintes fases, da seguinte forma:
- de 19 de agosto de 2023 a 15 de janeiro de 2024: restes para empregadores do Grupo 1 do eSocial
- de 23 de setembro de 2023 a 15 de janeiro de 2024: restes para empregadores dos demais grupos do eSocial
- de 16 de janeiro de 2024 a 29 de fevereiro de 2024: preparação do sistema
- 1º de março de 2024: entrada em produção FGTS Digital
Como implementar o uso do FGTS Digital?
As empresas que aproveitaram o período de testes de acordo com a liberação destacada no cronograma provavelmente já estão ambientadas e efetuaram uma transição tranquila. Mas, se esse não tiver sido o caso do seu negócio, é necessário agilizar a implementação.
Para isso, é preciso cadastrar uma conta, seja por meio do gov.br, seja com certificado digital. A partir disso, basta realizar o login para começar a utilizar o novo recurso.
Nesse sentido, foi disponibilizada pelo Ministério do Trabalho e Emprego um manual que pode orientar suas ações no novo sistema. Além disso, existem softwares integrados aos sistemas que podem auxiliar em uma adaptação e implementação ágil. Desse modo, você pode ter uma solução completa para realizar os envios de todas as obrigações relacionadas ao RH.
Como os colaboradores podem ter acesso ao FGTS Digital?
Por meio da plataforma do FGTS Digital ou do aplicativo FGTS, é possível realizar consultas, acessar extrato e solicitar o saque caso se enquadre em uma das modalidades de Saque previstas em Lei. Para o titular, basta acessar a loja de aplicativos do celular, instalar e seguir as orientações de acesso e cadastro.
Para isso, pode-se usar a senha e o usuário de uma conta gov.br (nível prata ou ouro), ou algum outro certificado digital válido.
Nesse acesso você consegue conferir os dados vinculados ao seu CPF. Para os empregadores que desejam acessar como procurador de pessoa física, é preciso uma elaboração prévia de mandato diretamente no Sistema de Procuração Eletrônica – SPE.
Quais as obrigações do FGTS?
O FGTS implica em obrigações legais definidas pelo governo. A não conformidade com elas pode resultar em multas e consequências para os empregadores, e a Caixa Econômica Federal gerencia o fundo do FGTS e monitora sua implementação. A seguir, detalhamos as exigências que as empresas precisam cumprir e manter:
- contribuição ao fundo: os empregadores devem depositar 8% do salário bruto de cada funcionário no fundo do FGTS mensalmente, e 2% do salário bruto no caso de Aprendizes, conforme exigido por lei;
- depósitos mensais: a contribuição deve ser feita todos os meses nas contas administradas pela Caixa Econômica Federal;
- registros de funcionários: as empresas precisam manter registros detalhados dos depósitos, com datas e valores, além de informações sobre a folha de pagamento;
- extratos regulares: os empregadores devem fornecer extratos periódicos aos funcionários, mostrando as contribuições feitas ao FGTS em seus nomes;
- segurança financeira: o FGTS oferece suporte financeiro aos trabalhadores em casos de desemprego involuntário, aposentadoria e para aquisição de imóveis;
- atualizações no sistema: as empresas devem acompanhar possíveis mudanças no FGTS para evitar penalidades por descumprimento das novas regras;
- bem-estar dos colaboradores: cumprir as obrigações do FGTS contribui para uma relação saudável com os funcionários e promove o bem-estar financeiro da sua equipe.
Por que o fgts é tão importante para a sua empresa?
Embora o FGTS seja projetado principalmente como um benefício para os trabalhadores, ele também tem um efeito positivo indireto nos negócios e é importante para as empresas das seguintes formas.
Retenção de colaboradores
O FGTS encoraja a retenção de colaboradores, pois oferece segurança financeira para os trabalhadores no caso de rescisão. Isso pode reduzir as taxas de rotatividade, ajudando as empresas a manterem uma força de trabalho estável e consistente.
Estabilidade econômica
O sistema do FGTS contribui para uma estabilidade econômica geral, oferecendo aos trabalhadores segurança financeira no caso de desemprego involuntário. Esse aspecto pode beneficiar as empresas indiretamente, mantendo uma base de clientes mais íntegra e reduzindo a precariedade econômica.
Monitoramento governamental
O sistema do FGTS é regulado pelo governo, garantindo que os fundos sejam gerenciados com responsabilidade. Isso pode oferecer às empresas a confiança de que os recursos reservados aos funcionários estão sendo geridos adequadamente. Além disso, indica aos colaboradores que a empresa é respeitável e que se preocupa com o bem-estar deles.
Ao conhecer o funcionamento da plataforma FGTS digital você consegue garantir que sua empresa estará apta a a aproveitar os benefícios que tal tecnologia oferece para a gestão de RH da sua empresa. Manter a atenção quanto às mudanças propostas pelo Estado pode evitar multas, erros e demais questões que prejudicam a prestação de contas.
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