A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em 2020. De lá para cá, as empresas precisaram adequar seus processos para atender a essa nova legislação. Inclusive, houve impactos da LGPD no RH.
Esse setor também precisou rever seus processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais de candidatos e colaboradores. Então, se o seu negócio ainda não passou por essa mudança, é preciso promovê-la quanto antes.
Preparamos este conteúdo para você conhecer a história da LGPD, o impacto no RH, como adequar os processos desse setor, entre outras informações. Acompanhe.
Introdução à LGPD
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que vigora no Brasil, foi inspirada na General Data Protection Regulation (GDPR), que entrou em vigor em 2018 na União Europeia. Essa nova legislação foi promulgada no dia 14 de agosto de 2018, mas passou a valer apenas em 18 de setembro de 2020.
O intuito da criação da LGPD foi combater o cibercrime. Para isso, ela estabelece regras sobre a coleta, o tratamento, armazenamento e compartilhamento dos dados pessoais por parte de empresas e órgãos públicos. Assim, visa garantir que eles sejam utilizados de forma ética e responsável.
O órgão que fiscaliza as infrações da lei é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados). Companhias que não se adaptarem à norma poderão sofrer punições que vão de advertências a multas de milhões de reais.
LGPD no RH
Entre as várias mudanças que essa nova realidade trouxe, está a necessidade de implementar a LGPD no RH. Afinal, esse departamento reúne dados e informações de pessoas que concorrem às vagas e dos profissionais contratados.
Então, para implementar a LGPD nos Recursos Humanos é preciso primeiro conhecer essa legislação e as regras que ela estabelece com clareza. Dessa forma, é possível fazer um comparativo com os processos adotados agora para que mudanças e adequações sejam realizadas. A seguir, explicamos o que é preciso para alinhar LGPD e RH.
Treinamento
A equipe precisa conhecer a LGPD e ser treinada para realizar suas funções de acordo com as regras determinadas por ela. Além disso, é fundamental ter atenção a possíveis mudanças na LGPD para que os processos possam ser readequados e a equipe treinada mais uma vez para estar ciente dessas novidades.
Mapeamento de dados
A LGPD classifica os dados em diferentes categorias. Os dois principais grupos são os dados pessoais, que permitem a identificação de uma pessoa, e os dados sensíveis, que se subdividem em categorias como informações financeiras, de saúde, diversidade, inclusão e dados biométricos.
É importante compreender essa classificação para que os dados sejam mapeados da maneira correta. Afinal, o modo como as informações de identificação, como nome, telefone e endereço, são tratadas é diferente dos dados sensíveis, como informações fiscais, contribuições para a aposentadoria e dados bancários.
Análise de processos
Por fim, é preciso fazer uma análise dos processos da empresa, como sugerido, para entender como trata os dados atualmente, a fim de ajustar as ações conforme a LGPD. Não podemos esquecer a segurança, já que isso também tem uma implicância significativa na implementação da LGPD no RH.
Impactos da LGPD no RH
A partir da implementação da LGPD, o impacto no RH foi significativo. Isso porque todos os dias esse setor trabalha com uma quantidade grande de dados pessoais. Assim, alguns dos impactos percebidos foram:
- necessidade de analisar e adequar os processos para coletar, armazenar, usar e compartilhar os dados;
- obter o consentimento do titular dos dados de uma forma explícita para fazer a coleta e o processamento deles;
- esclarecer exatamente o modo como esses dados serão utilizados;
- investir em medidas robustas e eficientes de segurança da informação;
- desenvolver a capacidade de responder às autoridades regulatórias e aos titulares dos dados o modo como as informações estão sendo tratadas;
- necessidade de conscientizar e treinar a equipe para estar alinhada à lei.
Processo de implementação da LGPD
Já falamos um pouco a respeito disso, mas é interessante ressaltar mais algumas informações sobre como acontece o processo de implementação da LGPD no RH. Tudo começa pela compreensão dos requisitos dessa lei no setor, ou seja, a maneira como a LGPD se aplica às atividades rotineiras.
Em seguida, como dito, é preciso avaliar os processos já existentes para entender o que está ou não em conformidade. Também devem ser desenvolvidas políticas e procedimentos claros sobre como os dados serão tratados, para que a equipe de RH tenha um padrão na hora de trabalhar.
Vale considerar a contratação de uma consultoria especializada em LGPD no RH para auxiliar nesse processo de análise e adequação dos processos.
Direitos dos titulares dos dados
A LGPD garante ao titular dos dados uma série de direitos, por exemplo:
- acesso aos seus próprios dados;
- confirmação de que existe o tratamento dos dados;
- bloqueio, eliminação ou anonimato de dados excessivos, desnecessários ou tratados de maneira irregular;
- revogação do consentimento de uso dos dados;
- correção de dados desatualizados, incompletos ou incorretos;
- direito à privacidade, intimidade e liberdade relacionada aos dados.
LGPD e folha de pagamento
A LGPD impacta fortemente a área de RH porque estabelece que a empresa onde o funcionário está empregado é a responsável pelo tratamento dos dados.
A gestão da folha de pagamentos envolve não apenas dados pessoais, mas também informações sensíveis de cada colaborador. Assim, precisa de atenção especial dos gestores para se certificar de que seus fornecedores cumprem os requisitos legais de privacidade.
Outro ponto muito importante que requer atenção é o direito do titular de saber quais são os dados armazenados. Por esse motivo, de acordo com a LGPD, é fundamental que sejam criados processos internos para assegurar o cumprimento dessa determinação.
Mais um ponto que precisa estar no radar dos gestores são os dados coletados de candidatos, quando a companhia realiza um processo seletivo para a contratação de um novo funcionário. Isso porque não é incomum as empresas solicitarem informações consideradas pessoais.
Portanto, rever os procedimentos estabelecidos para recrutamentos e novas contratações, visando coletar apenas o essencial, é mais um item a ser considerado para a integral adequação à lei.
Soluções da ADP
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No tema privacidade, a ADP tem atuação global, inclusive em países com leis de proteção de dados estabelecidas. Por isso, os clientes brasileiros já contavam com uma série de mecanismos criados para garantir a excelência na gestão de informações, seguindo padrões internacionais.
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Em parceria com a ADP, você vai conseguir adequar os processos da sua empresa e implementar a LGPD no RH de uma forma eficiente. Assim, terá certeza de estar atendendo exatamente ao que essa legislação determina, garantindo a proteção dos dados que circulam dentro do seu negócio.
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