Com apoio da ADP, Ancar Ivanhoe moderniza seus processos de RH
Com mais de 45 anos de experiência como proprietária e gestora de empreendimentos comerciais, a Ancar Ivanhoe é atualmente uma das maiores plataformas de shopping center de capital privado no Brasil. A partir dos 24 shoppings que integram o seu portfólio, espalhados pelas cinco regiões do País, a empresa atende todo mês, por meio das mais de 4.500 mil lojas localizadas nos empreendimentos administrados, cerca de 26 milhões de consumidores.
Atualmente, temos a tranquilidade de que qualquer nova legislação que entre em vigor será quase imediatamente sinalizada pela ADP, o que faz toda a diferença.
Patrícia Araújo,
Personnel Administration Manager
Ancar Ivanhoe
Para atender com excelência um volume tão grande de clientes, a Ancar Ivanhoe conta com mais de 4.000 colaboradores orgânicos e terceirizados, que atuam tanto na parte administrativa quanto na segurança, manutenção, estacionamento, atendimento e limpeza dos estabelecimentos. Segundo Patrícia Araújo, gestora de Administração de Pessoal da companhia, toda a gestão da folha de pagamentos da Ancar Ivanhoe está sob a responsabilidade do Centro de Serviços Compartilhados, que reúne departamentos como Contas a Pagar, Suprimentos, Faturamento, Contabilidade, etc.
A executiva explica que, desde a década de 1990, com a ampliação dos shopping centers no Brasil e, por consequência, o crescimento da empresa, a liderança já percebia a necessidade de contar com parceiros estratégicos que permitissem otimizar processos administrativos de forma a mitigar erros e garantir eficiência. E, considerando a complexidade que envolve a gestão da folha de pagamentos, a ADP, que há muitos anos já é referência nesse segmento, foi a parceira escolhida pela Ancar Ivanhoe, em 1993, para realizar essa tarefa.
Atualmente, a Ancar Ivanhoe utiliza a solução HCM — Gestão de Capital Humano, que, além de oferecer a gestão da folha, engloba em um mesmo pacote uma série de inovações lançadas pela ADP nos últimos anos para suprir as novas demandas da área de recursos humanos, como ponto digital, serviços de seleção e avaliação de desempenho, entre outros.
Desafio
Patrícia explica ainda que a Ancar Ivanhoe possui um setor de Recursos Humanos Corporativo responsável por elaborar a política de remuneração e benefícios da empresa. “Contudo, todo o processamento e efetivação desses pagamentos é centralizado na área de Administração de Pessoal, que faz parte do Centro de Serviços Compartilhados”, relata.
“Como possuímos um número elevado de colaboradores, espalhados em quase todos os estados do país, ter segurança no processamento das informações dos shoppings é fundamental porque além de garantir o report aos empreendedores, somos participante do GPTW — Great Place to Work e temos como missão manter a equipe feliz e comprometida com os valores da companhia. E é justamente nesse ponto que a ADP vem fazendo a diferença e nos ajudando a manter um processo eficiente e transparente”, destaca a coordenadora.
O sistema da ADP tem uma série de travas que trazem a segurança aos gestores de que os processos definidos serão executados, sem erros. “O grande ganho percebido é que essas travas de segurança permitem aos analistas trabalhar com mais confiança, pois eles têm a certeza de que, se cometerem um equívoco, o sistema vai sinalizar e paralisar a ação, garantindo que o problema seja resolvido ali, na hora, de forma simples e rápida”.
A coordenadora comenta ainda que a constante adequação às leis é mais um ponto de destaque para a solução da ADP. Isso porque, segundo a executiva, as normas e leis estão em constante evolução no Brasil e, para acompanhar as mudanças na velocidade em que acontecem, seria necessário contar com pessoas dedicadas apenas a isso.
Resultados
Patrícia destaca que o processo de modernização da companhia vem avançando nos últimos anos com o objetivo de alcançar o máximo de eficiência. Com a pandemia, essas ações foram aceleradas para adequar às novas necessidades que surgiram. “Um exemplo é a questão do ponto dos colaboradores que até 2020 era feita de forma biométrica. Com o início da pandemia, passamos a utilizar o ponto digital oferecido pela ADP e fez toda a diferença para nós, pois além do produto ser muito mais simples e prático para os colaboradores, eliminou a necessidade de conferência das folhas de ponto pela liderança, algo que demandava muito tempo. Hoje, os colaboradores possuem autonomia na gestão do seu ponto, podendo justificar ausências de marcações e o gestor direto aprova ou não sua justificativa, ou seja, um processo simples e transparente”, esclarece.
“A impressão dos contracheques é outro exemplo, passamos a usar o Service Place da ADP e não há mais emissão de papel. Os nossos colaboradores podem acessar as informações de forma objetiva, na hora e no local que quiserem, através do portal do colaborador. O Service Place trouxe uma autonomia incrível para os colaboradores, pois além de consultar seus pagamentos eles podem programar suas férias, verificar seu cadastro, emitir o informe de rendimentos, acompanhar os aniversariantes do seu time e outras funcionalidades”, complementa.
Segundo Patrícia, esse processo de modernização da empresa é algo contínuo, que não se encerra com a implementação dos últimos projetos, pois vão surgir novas demandas que precisarão de uma resposta tecnológica. “Por isso, além dos ganhos de eficiência que a companhia já obteve, acredito que contar com a parceria da ADP é o nosso maior benefício. Hoje, temos a segurança de contar com um parceiro experiente e preparado para apoiar e dar respostas tecnológicas adequadas e alinhadas às nossas necessidades”, finaliza.
