A Lei Complementar nº 214/2025, responsável por regulamentar o Art. 156-A e demais dispositivos introduzidos pela Emenda Constitucional 132/2023, é o instrumento que coloca a Reforma Tributária em prática. A partir dela, começam a ser definidos e aplicados, já a partir de 2026, os novos critérios de tributação sobre bens e serviços no Brasil.
Essas mudanças representam uma transformação profunda no sistema tributário, trazendo desafios adicionais para as empresas em termos de adaptação e conformidade, ao mesmo tempo em que criam oportunidades relevantes para setores que podem se beneficiar do novo modelo.
É uma reformulação estrutural que exige revisão de contratos, automação de integrações contábeis, alterações fiscais e gestão de riscos. E o impacto se estende desde o custo efetivo da operação, passando pelo fluxo de caixa até as obrigações de compliance e auditoria, que garantirão a conformidade com o novo sistema de arrecadação.
Dentro desse cenário de transição, a ADP está diretamente envolvida no processo de preparação das novas regras. A empresa foi uma das 50 selecionadas pela Receita Federal para participar do projeto-piloto da CBS, iniciativa destinada a testar, validar e aprimorar os sistemas que darão suporte ao novo modelo tributário.
Neste artigo, você vai compreender o funcionamento do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), bem como os mecanismos de split payment, que modificam a dinâmica entre prestadores e contratantes de serviços. Para isso, conversamos com o Diretor de Controladora Sênior da ADP, Amarildo Silva, e o Consultor de Impostos Sênior da ADP, Paula Rocha.
Eles também ajudaram a detalhar os efeitos práticos para a terceirização da folha, incluindo a comparação técnica entre modelos internos e externos, com base em custos, riscos e requisitos de conformidade. Continue a leitura!
O que é a reforma tributária?
A Reforma Tributária é a maior mudança no sistema de impostos sobre consumo no Brasil, substituindo tributos federais, estaduais e municipais. Seu objetivo é simplificar, reduzir a cumulatividade e trazer mais transparência e neutralidade ao sistema.
A proposta mais recente da Reforma Tributária, discutida desde 2020, prevê a substituição de tributos como ICMS e ISS pela criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), um tributo não cumulativo que unifica a tributação sobre o consumo. Além disso, a reforma institui o CBS que vai substituir o Pis e COFINS (impostos federais), também mantendo o conceito de não-cumulatividade.
Isso significa que o IBS e o CBS serão cobrados em cada etapa da cadeia produtiva, mas as empresas poderão compensar os impostos pagos nas etapas anteriores, evitando a chamada "cascata" tributária.
Entre os principais objetivos e o que diz o artigo 21 da Reforma Tributária, estão:
- simplificação do sistema tributário, com a unificação de vários impostos estaduais e federais;
- consolidação dos cálculos de impostos através da apuração assistida (RFB);
- redução da burocracia e aumento da transparência na cobrança de tributos;
- melhoria na competitividade das empresas, criando um ambiente mais equitativo e transparente;
- ajustes nas alíquotas, buscando uma distribuição mais justa da carga tributária entre os diferentes setores da economia;
- o artigo prevê uma transição gradual para o IBS, de modo a garantir que as empresas e as administrações públicas possam se adaptar ao novo sistema, minimizando impactos econômicos durante o processo de implementação;
- migração do recolhimento dos impostos da localidade da empresa (vendedor) para a localidade do cliente (comprador).
Amarildo explica que "agora é o governo que vai apurar os impostos, e não mais as empresas. Isso é uma mudança bem significativa". E a migração do recolhimento é um ponto relevante, uma vez que "hoje o imposto é pago na cidade em que o fornecedor do serviço está localizado, mas após a reforma o recolhimento do imposto será na cidade do cliente, e não mais na cidade do fornecedor".
Além da unificação de tributos, a nova reforma tributária inclui mudanças em outros aspectos, como a tributação sobre serviços, regimes fiscais e a criação de um sistema digital para o controle de impostos, com a intenção de tornar mais eficientes as cobranças e a fiscalização.
Como dito, a regulamentação da reforma tributária está em discussão no Brasil desde 2020 e, com propostas em andamento, e promete alterar a forma como os impostos são cobrados e distribuídos entre as esferas federal, estadual e municipal.
Para as empresas, especialmente as que lidam com folha de pagamento, prestação de serviços e tributação sobre consumo, as mudanças podem ter um impacto significativo, tanto nos processos operacionais quanto no planejamento fiscal. Por isso, vale a pena você continuar a leitura.
Esses pontos buscam garantir maior eficiência, transparência e justiça fiscal no sistema tributário brasileiro, além de criar um ambiente mais competitivo para as empresas.
O novo conceito de split payment da reforma tributária
O modelo de split payment consiste na criação de um mecanismo para o recolhimento e aproveitamento dos impostos (CBS e IBS) ao longo do processo produtivo. Esse mecanismo já é adotado em diversos países, com o objetivo de proporcionar maior visibilidade sobre os valores de impostos recolhidos, garantir segurança na arrecadação e oferecer transparência em toda a cadeia produtiva.
Para isso, é fundamental garantir a classificação fiscal correta de insumos creditáveis, o acompanhamento do split payment e o monitoramento contínuo das alíquotas, que variam entre estados e municípios, tornando a transição extremamente desafiadora, apesar de a longo prazo tornar a tributação mais previsível.
"A adoção do split payment vai agilizar o crédito fiscal e o recolhimento dos impostos CBS/IBS ao longo de toda a cadeia produtiva. Por isso, é fundamental revisar os impactos nos fluxos de caixa das empresas, o que exige replanejamento financeiro e de capital de giro", comenta o Diretor de Controladoria da ADP.
Esse modelo, amplamente utilizado em países da OCDE, busca coibir a evasão e aumentar a transparência tributária. Contudo, ele também redistribui o ônus de conformidade: empresas que terceirizam sua folha de pagamento precisarão garantir que seus fornecedores (inclusive os de serviços de RH e tecnologia) estejam plenamente adequados à nova lógica de retenção e repasse de tributos.
Veja o fluxo com um exemplo prático:
Ao mesmo tempo, a necessidade de validar continuamente os créditos apropriados aumenta a pressão sobre sistemas de ERP e ferramentas de gestão fiscal, exigindo automação, conciliação em tempo real e relatórios detalhados para fins de compliance e tomada de decisão estratégica.
Exemplo prático de cálculo da Reforma Tributária
No processo de fabricação e comercialização de vestuário acontecem as seguintes etapas, supondo uma IBS e CBS com alíquota de 26,5%:
Oportunidades da Reforma Tributária com a Reoneração da folha de pagamento
A retomada da tributação sobre a folha de pagamento introduz um novo paradigma para empresas de todos os setores, mas especialmente para aquelas que operam com elevada intensidade de mão de obra ou dependem de outsourcing de serviços administrativos e de folha. O cenário de reoneração não se limita à simples aplicação de novas alíquotas; ele redefine custos, riscos, governança e decisões estratégicas de contratação.
A primeira consequência tangível é o aumento direto do custo operacional. Para equipes internas, isso significa acréscimo na contribuição previdenciária patronal (CPP), encargos trabalhistas e tributos relacionados, recalculados sobre uma base ampliada e sujeita a novas regras de apropriação de créditos.
Dentro desse contexto, a reforma tributária traz uma vantagem de competitividade para as empresas prestadoras de serviços, já que na prestação de serviços todos os impostos pagos (CBS/IBS) passam a ser recuperados pelas empresas dentro de seu processo produtivo.
Dessa forma, as empresas podem reduzir significativamente seus custos e evitar o pagamento de toda a carga de encargos sociais relacionada à folha de pagamento, trazendo para sua operação uma prestação de serviços especializada da ADP, agregando produtividade, além da oportunidade tributária mencionada.
No plano operacional, o efeito da reoneração sobre a folha interna versus terceirizada torna-se multifatorial. A folha interna concentra custos fixos e exige investimento contínuo em controles, auditoria, atualização legal e governança interna.
"As empresas hoje contratam funcionários direcionados para processos de folha de pagamento e pagam encargos sobre folha. Nenhuma novidade até aqui. O fato é que, em média, uma empresa paga 60 a 80 % de encargos sobre o salário. Se ela contratar o serviço de terceirização da folha, ela não vai pagar nada porque todos os impostos serão recuperados. Estamos falando de custo zero. Em outras palavras, é uma oportunidade muito grande no plano operacional", explica Amarildo.
Além do impacto financeiro imediato, a reoneração exige uma análise estratégica profunda:
- cálculo do custo total real da mão de obra: é necessário integrar salários, benefícios, tributos diretos, apropriação de créditos fiscais e encargos sobre terceiros. O risco de subaproveitamento de créditos fiscais ou glosa aumenta significativamente, podendo distorcer margens e fluxo de caixa;
- revisão contratual e modelos de prestação de serviços: contratos de outsourcing precisarão ser adaptados para contemplar variações tributárias e preservar previsibilidade de margens. Cláusulas de flexibilidade se tornam críticas para ajustar preços ou repassar impactos sem gerar passivos;
- sistemas de gestão e tecnologia fiscal: ERPs e módulos de compliance tributário passam a ser ferramentas centrais para rastrear, classificar e registrar automaticamente cada insumo e custo, garantindo que a apropriação de créditos seja documentada e auditável. Sem integração robusta entre contabilidade, folha e sistemas fiscais, o risco de inconsistência aumenta exponencialmente;
- planejamento de cenários e simulação financeira: a comparação entre manter equipes internas ou contratar serviços especializados deve considerar múltiplas dimensões: custo direto, custos indiretos de gestão, riscos de compliance, previsibilidade de fluxo de caixa e impacto sobre indicadores estratégicos de margem.
Paulo Rocha, Consultor de Impostos da ADP, reforça que "essa é a maior alteração que houve no Brasil nos últimos 20 anos, e isso vai até 2033". A transição para o novo modelo tributário começa em janeiro de 2026, com a implantação do IBS e CBS em caráter informativo nesse momento e será um processo gradual que se estenderá pelos próximos anos.
Durante esse período, as empresas precisam operar em dual-Stack, ou seja, simultaneamente com o sistema antigo de ICMS/ISS e o novo regime de IBS/CBS.
Essa coexistência já na reforma tributária 2026 introduz uma complexidade operacional significativa, aumentando exponencialmente o risco de inconsistências em registros fiscais, conciliações contábeis e apropriação de créditos tributários.
| Ano | Entregáveis/Marcos | Impactos Operacionais |
|---|---|---|
| 2025 | Diagnóstico fiscal completo; mapeamento de contratos; análise de impacto da reoneração e IBS/CBS | Identificação de obrigações atuais e novos tributos; levantamento de contratos de outsourcing de folha e administrativos |
| 2026 | Parametrização de ERPs e módulos fiscais; testes de split payment; NF-e com alíquotas experimentais | Validação do cálculo de IBS/CBS; ajustes em processos de conciliação financeira; teste de apropriação de créditos. A alíquota teste de 2026 não gera efeito financeiro real. |
| 2027–2028 | Fase inicial da transição gradual; dual-Stack ICMS/ISS + IBS/CBS; ajustes em obrigações acessórias | Operação em dois sistemas simultaneamente; risco elevado de inconsistência em créditos; necessidade de auditorias duplicadas |
| 2029–2032 | Consolidação progressiva do IBS/CBS; substituição gradual dos tributos antigos; integração de regras de split payment e crédito | Redução gradual da dependência de ICMS/ISS; necessidade de integração total de ERPs e módulos fiscais; impacto cumulativo em fluxo de caixa |
| 2033 | Vigência plena do IBS/CBS; encerramento total de ICMS/ISS; consolidação de normas e alíquotas | Fluxo de caixa previsível sob novo regime; operação fiscal padronizada; fim da coexistência de sistemas |
A transição para o IBS/CBS começou em 2025, quando as empresas já devem ter iniciado um diagnóstico fiscal detalhado e o mapeamento completo de contratos e operações. Esta fase é essencial para identificar riscos de compliance, lacunas na apropriação de créditos e possíveis distorções em custos e margens.
É o momento de revisar contratos de outsourcing, identificar cláusulas que precisem de ajustes em repasse tributário, reajustes ou flexibilidade operacional. Sem essa preparação, parametrizar ERPs e sistemas fiscais nos anos seguintes se torna arriscado, aumentando a chance de inconsistências e erros de cálculo.
Reforma tributária 2026
Em 2026, entramos na fase de parametrização dos sistemas de gestão fiscal. As empresas realizam testes de split payment e emitem NF-e com alíquotas experimentais para validar a apropriação de IBS/CBS. Cada lançamento precisa ser rastreável e auditável, garantindo que créditos fiscais sejam corretamente identificados e contabilizados.
Conforme lembra Paulo Rocha, é aqui que acontece a validação do cálculo de IBS/CBS, os ajustes em processos de conciliação financeira e o teste de apropriação de créditos. "Mas é bom lembrar que a alíquota-teste de 2026 ainda não gera efeito financeiro real".
É um ano crítico de aprendizagem e ajuste: processos de conciliação financeira e integração entre contabilidade, folha de pagamento e compliance fiscal devem operar em sincronia, sob risco de distorção de fluxo de caixa ou glosa de créditos.
Entre 2027 e 2028
Ocorre a convivência dual entre os sistemas antigos e o novo regime. A operação torna-se mais complexa: ICMS e ISS ainda estão vigentes enquanto o IBS/CBS começa a ser aplicado gradualmente.
As empresas precisam manter operações paralelas, auditorias duplicadas e monitoramento constante da apropriação de créditos. Qualquer falha na conciliação ou na atualização de contratos pode gerar impactos diretos em margens e indicadores financeiros. Esta fase exige governança integrada, processos claros e tecnologia e automação robustas para mitigar riscos.
De 2029 a 2032
Inicia-se a consolidação gradual do IBS/CBS, com substituição progressiva dos tributos antigos. As normas acessórias, como split payment, apropriação de créditos e classificação de insumos, tornam-se um padrão.
Nesse período, é fundamental que sistemas de gestão fiscal e contábil estejam totalmente integrados, permitindo rastreabilidade e auditabilidade completas. Simulações financeiras e projeções de fluxo de caixa devem ser utilizadas para ajustar preços de serviços terceirizados, revisar alocação de custos e garantir previsibilidade de margens.
O controle de créditos tributários se torna um ponto estratégico contínuo, exigindo validação documental e classificação rigorosa de insumos para evitar distorções.
Consolidação em 2033
Finalmente, em 2033, o IBS/CBS consolida-se como tributo único sobre consumo, encerrando ICMS e ISS. A operação fiscal se padroniza, proporcionando previsibilidade de fluxo de caixa e indicadores de rentabilidade claros.
O sucesso dessa fase depende da aplicação rigorosa das etapas anteriores: diagnósticos precisos, parametrização eficaz, auditorias contínuas, revisão contratual e integração tecnológica.
Quando executada corretamente, a transição da reforma tributária permite absorver a reoneração da folha e a apropriação de créditos de forma estratégica, controlada e sustentável.
Compliance trabalhista e tributário
Além disso, não se deve deixar de avaliar os riscos de compliance trabalhista e tributário. Empresas precisam antecipar cenários de impacto sobre encargos, contribuições e obrigações acessórias, considerando tanto a operação interna quanto o relacionamento com prestadores de serviços terceirizados.
A falta de atenção a esses detalhes pode resultar em passivos relevantes, inclusive retroativos, que comprometam a estabilidade financeira e operacional.
Matriz de acompanhamento
Para operacionalizar esse diagnóstico de forma estruturada, recomenda-se organizar os itens em uma matriz de acompanhamento, que inclui colunas como item a ser revisado, responsável pela execução, prazo de conclusão e status de avanço.
Entre os elementos essenciais estão a revisão de contratos de outsourcing, atualização dos layouts de NF-e/NFS-e, parametrização completa do ERP, treinamento das equipes de tesouraria e contabilidade, validação de integrações com bancos e definição clara de regras para apropriação de créditos fiscais.
Essa abordagem sistemática transforma o diagnóstico em um plano de ação robusto, permitindo priorização, monitoramento contínuo e mitigação de riscos antes que a transição tributária avance para fases mais complexas.
Empresas que executarem corretamente o diagnóstico e adaptação estarão preparadas para enfrentar as próximas etapas da transição da reforma tributária com governança sólida, precisão fiscal e capacidade de decisão estratégica baseada em dados confiáveis.
Perguntas frequentes sobre a Reforma Tributária e a transição para IBS/CBS (FAQ)
O que é a alíquota-teste da reforma tributária 2026 e como funciona a compensação?
A alíquota-teste de 2026 é uma fase piloto do IBS/CBS, em que as empresas registram e aplicam os novos tributos em ambiente real, mas sem impacto financeiro líquido imediato. O objetivo é ajustar sistemas, processos de conciliação e parametrização de ERPs, garantindo que todos os lançamentos, apropriações de créditos e cálculos de split payment estejam corretos antes da vigência plena. Durante essa fase, qualquer diferença de tributação é compensada contabilmente, permitindo simulações e ajustes sem gerar ônus adicional.
Vai ter aumento de imposto já em 2026?
Não. Em 2026, a alíquota-teste funciona sem efeito financeiro. O foco é operacional: testar sistemas, validar layouts de NF-e/NFS-e e garantir que a apropriação de créditos fiscais seja correta. Qualquer impacto financeiro real ocorre gradualmente à medida que o IBS/CBS substitua integralmente PIS, COFINS, ICMS e ISS.
Como a ADP Brasil pode apoiar sua empresa na adaptação à Reforma Tributária 2026?
Com a implementação do IBS e da CBS, o Brasil passa a adotar um modelo de IVA (Imposto sobre Valor Agregado), no qual todos os tributos pagos ao longo da cadeia produtiva se tornam recuperáveis. Para muitas empresas, essa lógica ainda não está totalmente clara, especialmente no contexto de serviços terceirizados.
A ADP está entre as 50 primeiras empresas do projeto piloto da CBS. Embora não exerça papel de consultoria tributária, existe um ponto essencial: os serviços da ADP, que antes não geravam crédito, passam a permitir a recuperação do IBS/CBS pago na contratação.
Isso altera diretamente o custo efetivo da terceirização da folha, tornando a análise financeira mais favorável e permitindo que as empresas tenham uma visão mais precisa do impacto da reforma na estrutura de custos.
Antes da reforma, serviços ligados à folha de pagamento não geravam créditos tributários relevantes. Com o IVA, as empresas passam a recuperar toda a tributação aplicada sobre serviços, reduzindo o impacto da alíquota nominal.
Ou seja: a alíquota cheia pode chegar a ~28%, mas o custo real cai, porque a empresa pode se creditar desse imposto integralmente. Amarildo complementa que "os clientes costumam ter dificuldade em entender o contexto básico do IVA, que é o direito ao crédito na cadeia produtiva. Independentemente da alíquota, ele vai ter direito de recuperá-la e reduzir seu custo de produção".
E é justamente aqui que a ADP apoia seus clientes: não com aconselhamento fiscal, mas com clareza operacional, previsibilidade de custos e organização das informações necessárias para que cada empresa conduza sua própria análise financeira.
Estruturar dados e custos de forma clara
Permite que o cliente visualize o custo real do serviço no novo modelo, considerando a possibilidade de crédito do IBS/CBS.
Facilitar a transparência do impacto financeiro
Com relatórios e controles operacionais, o cliente consegue comparar custo interno vs. terceirizado sob a ótica do IVA, algo que muitas empresas hoje não têm estruturado.
Apoiar decisões de terceirização
A reforma fortalece o modelo de outsourcing, porque:
- serviços passam a gerar crédito;
- parte da reoneração da folha é compensada pelo crédito do serviço;
- o custo total da operação tende a se tornar mais competitivo do que manter equipes internas.
A ADP não orienta sobre o que a empresa deve fazer, mas mostra como seus serviços se comportam dentro da nova lógica tributária, permitindo que a empresa faça sua própria análise de viabilidade.
