Com a terceirização da folha, a empresa pode concentrar seus esforços no crescimento do negócio, enquanto especialistas cuidam das rotinas trabalhistas e fiscais.
A gestão da folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas e essenciais para qualquer empresa. Erros nos cálculos, descumprimento de obrigações legais ou atrasos podem resultar em sérios prejuízos financeiros, multas e processos trabalhistas. Por isso, muitas organizações têm adotado a terceirização de folha de pagamento como uma solução estratégica para garantir conformidade, eficiência e redução de custos operacionais.
Se você está considerando terceirizar a folha de pagamento da sua empresa, este guia vai te ajudar a entender todas as vantagens e a tomar a decisão certa. O especialista Leonardo Fogolin, Diretor de Client Services da ADP Brasil, também nos ajuda a explicar o que significa terceirizar a folha de pagamento na prática, como funciona esse modelo e quando ele é a melhor opção para empresas de diferentes portes. Confira!
O que é e como funciona a terceirização de folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento é a prática de delegar a um fornecedor externo a responsabilidade de processar todos os aspectos relacionados ao pagamento dos colaboradores de uma empresa. Isso inclui o cálculo de salários, férias, 13º salário, benefícios, impostos e encargos sociais, como INSS, FGTS e IRRF, além do envio das obrigações acessórias, como a DCTFWeb e eSocial.
Quando uma empresa decide terceirizar a folha, ela contrata um parceiro especializado que possui a expertise e a tecnologia necessárias para realizar esses processos de forma eficiente e conforme as exigências legais. O fornecedor pode assumir todas as etapas, desde o processamento de dados (tais como ponto e frequência, bancos de horas, cálculos e descontos) até a geração e envio das guias de recolhimento e relatórios.
Além disso, a terceirização de folha costuma envolver a integração com outros sistemas (de ponto, benefícios e ERP), garantindo que os dados sejam processados de forma precisa e dentro do prazo. Isso minimiza o risco de erros, retrabalhos e assegura que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação vigente, sem a necessidade de manter toda uma equipe interna dedicada à função.
Quanto custa terceirizar a folha de pagamento?
O custo para terceirizar a folha de pagamento varia conforme diversos fatores, como o número de funcionários, os serviços contratados, a complexidade da folha de pagamento e a localização da empresa.
Leonardo Fogolin, Diretor de Client Services da ADP Brasil, é responsável pelas operações de mais de 1.000 clientes, totalizando mais de 340 mil funcionários. Ele explica que os principais elementos que influenciam no valor de terceirização da folha de pagamento são:
- número de funcionários: empresas com mais colaboradores geralmente têm custos mais altos, pois o volume de trabalho e a responsabilidade da empresa terceirizada aumentam proporcionalmente. Empresas menores, com menos funcionários, costumam pagar valores mais baixos, uma vez que as demandas são menores;
- serviços contratados: o custo também depende dos serviços que a empresa deseja incluir na terceirização. Se for apenas o processamento básico da folha, com cálculo de salários, encargos e geração de holerites, o valor será mais acessível. Contudo, se forem necessários serviços adicionais como controle de ponto, gerenciamento de benefícios, geração de relatórios gerenciais ou integração com sistemas contábeis e financeiros, o preço tende a variar;
- complexidade da folha de pagamento: empresas que lidam com diversas convenções coletivas de trabalho (CCTs), múltiplos CNPJs ou regras específicas de pagamento podem arcar mais, pois o processamento da folha se torna mais complexo.
- modelo de cobrança: o modelo de cobrança pode ser por funcionário (variante) ou mensal fixo (plano mais tradicional). Cada empresa terceirizada pode adotar um modelo de precificação diferente, e o preço final será determinado pelo número de colaboradores e pela natureza dos serviços solicitados.
Alguns fatores também impactam o custo da terceirização, como a integração do sistema da folha de pagamento com outros silos, como sistemas contábeis, financeiros e de benefícios. A tecnologia e as ferramentas de software e medidas de segurança para garantir conformidade com as leis trabalhistas, como a LGPD, também entram na conta.
Por que terceirizar a folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento tem se consolidado como uma estratégia vantajosa para empresas de todos os portes. Com a crescente complexidade das obrigações trabalhistas e a constante atualização da legislação, contar com uma solução especializada traz diversos benefícios para a organização.
Redução de erros e conformidade legal
Para o especialista Leonardo, os principais erros que as empresas cometem ao manter a folha de pagamento internamente são, "em sua maioria, atrasos e o não cumprimento dos processos Legais/Regulatórios".
O motivo é que a gestão da folha de pagamento envolve cálculos complexos e uma atualização constante com base nas leis trabalhistas e fiscais. Erros no cálculo da remuneração ou na retenção de
Empresas especializadas na terceirização da folha estão preparadas para lidar com isso. Sistemas avançados e equipes treinadas garantem que todos os cálculos sejam realizados com precisão, minimizando o risco de erros e garantindo conformidade legal.
Acesso a tecnologias avançadas e automação
Os fornecedores especializados em terceirização de folha de pagamento investem em tecnologia avançada, o que proporciona relatórios detalhados, automação de processos e maior precisão no gerenciamento dos dados dos colaboradores.
Ao terceirizar o processamento da folha de pagamento, sua empresa acessa sistemas automatizados e avançados que facilitam o gerenciamento e a geração de relatórios detalhados. Sem precisar investir diretamente nisso.
Essa tecnologia utilizada no RH assegura que a empresa esteja sempre atualizada em relação às mudanças legais, como as obrigações do eSocial e FGTS Digital. Ela vai ter todos os processos realizados de forma eficiente e dentro do prazo, sem ter que investir sozinha em inovação.
Maior foco em atividades estratégicas
Ao terceirizar a folha de pagamento, a empresa pode focar em seu core business, ou seja, nas atividades que são essenciais para o seu crescimento e sucesso no mercado.
Em vez de gastar tempo e esforço na gestão de uma função administrativa e operacional, a equipe interna pode se concentrar em áreas mais estratégicas, como gestão de talentos, desenvolvimento de uma cultura organizacional, inovação e expansão.
Afinal, conforme aponta Leonardo, a terceirização da folha de pagamento pode impactar a cultura organizacional da empresa. Esse processo "deve ser algo transparente e confiável para os colaboradores, gerando maior aderência aos processos e prazos internos, garantido assim as entregas e obrigações".
Redução de custos e maior eficiência
Embora a terceirização da folha envolva um custo para a empresa, ela pode ser mais econômica no longo prazo quando comparada aos custos de manter uma equipe interna, adquirir sistemas de folha isolados e realizar treinamentos constantes.
Além de ajudar a evitar multas trabalhistas, a terceirização pode gerar uma redução dos custos operacionais relacionados à manutenção de uma equipe interna subaproveitada e à implementação de sistemas complexos.
Segurança jurídica e conformidade legal
Um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) revela que 95% das empresas brasileiras pagaram mais impostos do que deveriam em 2022. Manter-se em conformidade com a legislação trabalhista e com a complexidade tributária é realmente um desafio constante para as empresas.
A terceirização ajuda nesse cenário, ao garantir que todos os processos da folha de pagamento estejam de acordo com as normas em vigor, como as mudanças na legislação tributária, das contribuições sociais e nos benefícios. Leonardo levanta que é importante deixar "os especialistas focados no cumprimento e atualizações da legislação trabalhista, obrigações fiscais, pagamento de encargos e tributos", enquanto a empresa se dedica a questões mais estratégicas.
Além disso, a empresa terceirizada assume a corresponsabilidade por manter a conformidade, o que oferece maior segurança jurídica e tranquilidade para a empresa contratante. Por isso, nosso especialista reforça a importância de contar com um fornecedor de terceirização da folha seguro e confiável. Para ele, é preciso "buscar uma empresa que tenha credibilidade no mercado, com certificações e comprovações de qualidade nos serviços".
Segurança de dados confidenciais
A falta de medidas de segurança da informação adequadas pode comprometer a privacidade dos indivíduos e a reputação das empresas. Um bom exemplo disso é o megavazamento de dados que expôs 16 bilhões de senhas e credenciais de login, e o mundo quase não percebeu.
A folha de pagamento também envolve o gerenciamento de informações mais sensíveis e que nem todo mundo se dá conta. Além de salários, dados pessoais e benefícios dos funcionários, temos informações relacionadas à saúde (atestados médicos, exames, laudos, planos de saúde) e dados bancários . Portanto, é essencial que elas sejam tratadas com o máximo de segurança e sigilo.
Então, como garantir que os dados confidenciais dos colaboradores sejam protegidos ao terceirizar a folha de pagamento? Leonardo traz o caminho ideal: "através de um sistema eficiente, com controle de acessos, com fluxo de aprovações pelo administrador, mudança de senhas, rastreabilidade de uso, criptografias de bases e governança sobre o armazenamento das bases de dados".
Empresas especializadas em terceirização da folha investem nessas tecnologias e automação para proteger dados confidenciais. Mas elas também devem estar de acordo com a LGPD e possuir certificações internacionais de segurança e criptografia. Isso assegura a conformidade com as regulamentações de privacidade e evita riscos associados a vazamentos ou acessos não autorizados.
Quando vale a pena terceirizar?
A terceirização da folha de pagamento pode trazer benefícios concretos em diferentes momentos e portes empresariais. O ideal é avaliar quando o custo e a complexidade da gestão interna superam as vantagens de manter esse processo dentro da empresa. Abaixo, veja em quais cenários terceirizar faz mais sentido.
Pequenas empresas
Para pequenas empresas, terceirizar a folha nem sempre é uma questão latente, mas é uma forma de ganhar especialização sem precisar montar uma estrutura interna de RH e DP. O parceiro terceirizado cuida de todos os cálculos, encargos e obrigações legais, garantindo conformidade e precisão.
Mas a terceirização oferece previsibilidade de custos e acesso à tecnologia moderna sem investimento em infraestrutura (sem CAPEX), algo que seria inviável para muitas PMEs. Assim, o empreendedor pode concentrar seus esforços no crescimento saudável do negócio, enquanto especialistas cuidam das rotinas trabalhistas e fiscais.
Médias empresas
Aqui, a necessidade começa a falar mais alto. Empresas de médio porte costumam lidar com processos mais complexos, como sazonalidade de contratações, múltiplos CNPJs, diversas unidades de negócio e convenções coletivas diferentes (CCTs).
Nesses casos, a terceirização de folha de pagamento garante padronização de processos, redução de erros e integração entre sistemas de ponto, benefícios e contabilidade.
Além disso, o parceiro especializado oferece suporte técnico e jurídico para acompanhar as mudanças legais, um diferencial para empresas que precisam manter agilidade e conformidade em um cenário de alta complexidade operacional.
Grandes empresas e multinacionais
Para grandes organizações e multinacionais, terceirizar a folha de pagamento é uma decisão estratégica voltada para escala, governança e compliance. A terceirização oferece escalabilidade operacional para lidar com milhares de colaboradores, unidades em diferentes regiões ou países e regras trabalhistas distintas.
Ainda garante governança de dados, segurança da informação e conformidade robusta, fatores essenciais para empresas que precisam atender a normas internacionais de auditoria e privacidade, como a LGPD.
Outro benefício é a consolidação de indicadores de RH e custos de pessoal, permitindo uma visão integrada da força de trabalho. Algo essencial para a tomada de decisão estratégica em grandes grupos empresariais.
Folha interna ou folha terceirizada: qual é a melhor opção?
A Lei de nº 13.429/2017, que dispõe sobre a prestação de serviços de uma empresa a terceiros, garante que terceirizações, tanto de atividades-meio quanto da atividade-fim, sejam permitidas nas empresas. Logo, na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não há nada que impede você de optar por terceirizar ou internalizar o processo de folha de pagamento.
O único ponto de atenção é quanto ao registro de ponto. A CLT prevê sua obrigatoriedade no art. 74 para todas as empresas, inclusive as que terceirizam a folha. Se a empresa tem acima de 20 colaboradores celetistas, já passa a valer a regra para registrar horários e garantir o cumprimento correto de pagamento, considerando atrasos, faltas, horas extras e adicionais.
Dito isso, vale reforçar que não existe um único caminho correto. Tudo vai depender da realidade da empresa.
Internalização da folha de pagamento |
Terceirização de folha de pagamento |
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A internalização significa que a própria equipe de DP ou RH da empresa é responsável pela execução de todos os processos relacionados à folha de pagamento. Embora isso ofereça maior controle direto sobre as operações, existem desafios e custos envolvidos: |
A terceirização, por outro lado, implica transferir a responsabilidade de processar a folha de pagamento para uma empresa especializada, trazendo uma série de benefícios: |
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custos com qualificação e treinamento: a empresa precisará investir na seleção de profissionais capacitados e em treinamentos contínuos para garantir que a equipe interna esteja atualizada com as mudanças legislativas e consiga fazer os cálculos trabalhistas corretamente; |
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redução de custos operacionais: ao contratar uma empresa especializada, a empresa contratante reduz custos com treinamento, software e infraestrutura. O pagamento é feito de forma simplificada, com base nos serviços contratados; |
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altos custos operacionais: além do custo de formação da equipe, a manutenção de um departamento interno exige investimento em sistemas, software e ferramentas para o processamento da folha, o que representa um custo fixo considerável; |
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conformidade e segurança: empresas especializadas em terceirização de folha têm conhecimento profundo sobre as obrigações fiscais e trabalhistas, garantindo conformidade contínua e segurança jurídica, evitando riscos de erros e multas; |
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risco de erros: mesmo com a capacitação, erros no processamento podem ocorrer, como falhas em cálculos ou no cumprimento de obrigações fiscais, resultando em problemas judiciais, multas ou penalidades; |
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economia de tempo e foco estratégico: a terceirização libera os colaboradores internos de tarefas administrativas pesadas, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado para o negócio; |
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perda de tempo: a equipe interna dedica um tempo significativo para gerenciar a folha de pagamento, o que pode afetar a produtividade em outras áreas estratégicas da empresa. |
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acesso à tecnologia avançada: fornecedores de serviços de folha oferecem sistemas automatizados e relatórios gerenciais, que proporcionam maior precisão e eficiência no processo. |
A terceirização tende a ser mais vantajosa em termos de custos operacionais, eficiência e conformidade legal, especialmente quando a empresa não possui a expertise necessária ou o tempo disponível para gerenciar a folha de pagamento internamente.
Por que contar com a ADP?
Escolher o serviço de terceirização de folha de pagamento ideal para a sua empresa envolve uma análise cuidadosa de diversos fatores. Como lembra Leonardo, "a empresa pode concentrar seus esforços no crescimento do negócio, enquanto especialistas cuidam das rotinas trabalhistas e fiscais".
A ADP é líder global em soluções de folha de pagamento e RH, atendendo a mais de 1 milhão clientes em 140 países. Ao optar pela ADP, sua empresa garante conformidade integrada com eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb, FGTS Digital e LGPD, incorporados diretamente no fluxo de folha e RH.
Com cálculos confiáveis e provisões precisas (como 13º e férias), você reduz erros e retrabalho, acelerando os encerramentos e garantindo ROI. O uso de automação e self-service devolve tempo ao time, permitindo que sua equipe foque em atividades estratégicas, enquanto a visão única de pessoas oferece integração entre folha, ponto, benefícios, talentos e analytics.
Com uma equipe terceirizada, a tomada de decisões guiada por dados é facilitada com dashboards de custos, horas extras, absenteísmo e produtividade, proporcionando informações completas e acessíveis. Além disso, a ADP integra-se facilmente aos sistemas já utilizados pela empresa, com conectores para ERPs, bancos e relógios de ponto.
À medida que sua empresa cresce, a ADP oferece escala sem fricção, adaptando-se a novas unidades, turnos, sindicatos ou modelos híbridos/remotos sem a necessidade de investimento adicional.
Dúvidas rápidas sobre terceirização de folha de pagamento (FAQ)
Quanto custa terceirizar a folha de pagamento?
O custo para terceirizar a folha de pagamento varia conforme o número de colaboradores, a complexidade da folha e os serviços adicionais solicitados (como controle de ponto, benefícios ou relatórios personalizados). Algumas empresas cobram por funcionário ou mensalmente, dependendo do modelo de precificação. Para uma estimativa precisa, é importante consultar um fornecedor e avaliar o custo-benefício, considerando a economia de tempo e a redução de erros.
O que entra no escopo de uma folha terceirizada?
A terceirização da folha de pagamento inclui serviços como o processamento de salários, cálculos de encargos sociais, geração de holerites, gestão de benefícios (vale-transporte, plano de saúde etc.), envio de obrigações fiscais (eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital) e relatórios gerenciais. Alguns fornecedores oferecem serviços adicionais, como gestão de ponto e consultoria jurídica para garantir conformidade com a legislação vigente.
É seguro terceirizar? Como fica a LGPD?
Sim, terceirizar a folha de pagamento é seguro, desde que você escolha um fornecedor que adote práticas rigorosas de segurança de dados, como criptografia e backups frequentes. Empresas especializadas garantem conformidade com a LGPD, tratando dados pessoais dos colaboradores com confidencialidade e segurança. Além disso, elas mantêm auditorias e trilhas de acesso para proteger as informações sensíveis..
Quem é responsável pelos envios do eSocial e FGTS Digital?
Ao terceirizar a folha de pagamento, o fornecedor é responsável por garantir o envio correto e no prazo das obrigações acessórias, como o eSocial e o FGTS Digital. A empresa contratante continua sendo responsável pelo cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas em geral, mas o fornecedor se encarrega da execução operacional, garantindo que todos os dados sejam enviados de acordo com a legislação.
Terceirizar faz perder controle?
Não. Ao terceirizar, você mantém total controle sobre os processos, com a vantagem de ter governança aprimorada. A ADP, por exemplo, oferece dashboards em tempo real, permitindo visualização clara de dados sobre custo de pessoal, absenteísmo e produtividade. Além disso, trilhas de auditoria e relatórios detalhados permitem que você acompanhe o processo e tome decisões baseadas em dados confiáveis.
Quanto tempo leva a implantação?
O tempo de implantação depende da complexidade da empresa e da solução contratada. Em média, o processo de implantação de uma solução de terceirização de folha pode levar de 2 a 6 meses, dependendo do tamanho da empresa, da quantidade de integrações necessárias (sistemas de ponto, ERPs) e da preparação da equipe. O fornecedor especializado trabalhará junto com sua empresa para garantir uma transição suave e eficiente.
Com corresponsabilidade, a ADP é o único fornecedor do mercado que realiza tanto o processamento quanto a gestão da folha de pagamento. Leonardo finaliza lembrando que a solução conta com "sistema integrado em um único provedor, gerando praticidade e eficiência operacional."
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