Para encontrar maneiras de transformar a eficiência e a precisão da gestão dos recursos humanos da empresa, é preciso contar com boas ferramentas. Nesse sentido, a escolha de um software de folha de pagamento que atenda as necessidades do negócio é uma decisão muito importante.
Por meio dela, é possível automatizar e simplificar processos, reduzir erros que geram insatisfação nos colaboradores, minimizar riscos legais e autuações por conta da legislação trabalhista e obter insights importantes para melhorar os resultados da organização. Quer saber mais sobre como escolher um software e aproveitar os benefícios dessa tecnologia? Então, continue a leitura e confira este conteúdo.
Qual a importância de um software de folha de pagamento eficiente?
Encontrar maneiras de otimizar o departamento de pessoal é essencial para alcançar sucesso na empresa. Nesse sentido, o uso de um software para folha de pagamento é aconselhável por vários motivos, como:
- redução de custos — essa solução permite automatizar processos relacionados à folha, o que aumenta a eficiência e assegura menores custos;
- agilidade em transferências e pagamentos — com um bom sistema, é possível programar as transferências, assegurar rapidez e evitar atrasos;
- cálculos precisos — com um bom software de folha de pagamento, também é factível fazer as contas dos salários de maneira automática e precisa;
- relatórios detalhados — algumas opções no mercado oferecem a possibilidade de gerar relatórios, que vão auxiliar a tomar decisões importantes;
- conformidade com a legislação — por fim, vale destacar que um software de qualidade permite atuar dentro da lei, evitando problemas judiciais.
Para usufruir de todas essas vantagens, no entanto, é preciso fazer a escolha da solução adequada para as necessidades do seu negócio.
Quais são os critérios para escolha do software de folha de pagamento?
Existem diversas dicas que vão auxiliar na seleção do melhor software para folha de pagamento, que ofereça funcionalidades adequadas para as rotinas do departamento de pessoal da sua empresa. Para ajudar na escolha, listamos várias delas, a seguir.
Considere as necessidades da empresa
Antes de iniciar a sua procura pela solução adequada, é preciso fazer um diagnóstico preciso da realidade e das necessidades da sua empresa. Nesse sentido, reúna os colaboradores do setor e avalie as funcionalidades que o sistema deve entregar.
Vale lembrar que elas dependem de alguns pontos relevantes, como número de funcionários, complexidade das legislações às quais a empresa está sujeita, necessidade de integração e funções demandadas para facilitar o dia a dia e automatizar tarefas.
Além disso, observe qual é o orçamento disponível para que, a partir dele, você busque alternativas com o melhor custo-benefício do mercado. Todos esses cuidados permitirão a contratação de um sistema adequado para atender as demandas.
Avalie a segurança
Segundo relatório da empresa Acronis, a estimativa é que o vazamento de dados tenha gerado cerca de R$ 26 milhões de prejuízo em 2023. Além disso, a pesquisa aponta o Brasil, ao lado dos EUA e Alemanha, como um dos países mais suscetíveis a tal situação.
Por isso, na hora de fazer a busca por um software da folha de pagamento, é preciso observar a segurança oferecida pela solução. Esse cuidado vai ajudar a evitar prejuízos e vazamentos de dados sensíveis da equipe, o que pode impactar a reputação da empresa.
Nesse sentido, é possível avaliar diversos recursos de proteção na hora de selecionar o software, como criptografia, recursos para evitar acesso de pessoas não autorizadas e outros.
Observe a facilidade de uso
A usabilidade do sistema é um ponto importante para garantir eficiência nas rotinas do departamento de pessoal. Nesse sentido, o software escolhido deve contar com uma interface intuitiva e que seja fácil de operar.
Além disso, as tarefas devem ser feitas a partir de poucos cliques, os menus precisam ser intuitivos e a busca de informação dentro do sistema necessita ser simplificada para que os colaboradores aproveitem a solução.
Além disso, a possibilidade de integrar essa solução com outras utilizadas no RH e a simplicidade para sincronizar esses recursos também devem constar na ferramenta escolhida.
Analise o suporte e a reputação do fornecedor
Para encontrar boas opções de softwares para atender às suas demandas, vale contar com recomendações e avaliar a reputação do fornecedor. Para isso, faça pesquisa na internet para verificar como é a experiência dos atuais parceiros da empresa que você tem interesse em contratar.
A partir disso, você começa a ter mais confiança de que ela poderá atender as demandas do seu negócio. Também é válido observar o atendimento oferecido desde o começo dos contatos. Empresas sérias tendem a oferecer um suporte adequado já no primeiro contato.
Isso pode evidenciar que a possível parceira tem cuidado com os seus clientes, o que será importante para momentos em que você precisar de suporte para resolver possíveis dúvidas ou problemas no futuro.
Solicite demonstração antes da escolha
A opção pela demonstração antes da contratação é um passo importante para entender se o sistema que você está considerando tem a capacidade de atender todos os pontos acima e garantir melhora no trabalho dos colaboradores.
A partir dela, é possível visualizar as funcionalidades sendo aplicadas na prática, entender mais sobre a interface de usuário, avaliar se o sistema atende as demandas da sua empresa e identificar possíveis limitações.
Além disso, essa é uma ótima oportunidade para fazer perguntas e ter esclarecimentos sobre aspectos que podem impactar a sua decisão. Com isso, as chances de fazer uma escolha mais adequada são maiores.
Por que optar pela ADP?
Optar pela ADP é uma ótima opção para fazer a integração perfeita com outras soluções de HCM. Assim, você conta com uma solução unificada que vai ajudar a reduzir erros, otimizar processos e diminuir os custos associados a essa tarefa.
Além disso, nossa solução oferece segurança na hora de fazer o processamento dos dados e permite que a organização tenha acesso a relatórios precisos, independentemente do tamanho da empresa.
Caso esteja procurando uma parceira com boa reputação, a ADP também é a melhor escolha. Recebemos o prêmio de Fornecedor de Folha de Pagamento Global do ano de 2023. Vale lembrar ainda que a sua empresa ainda pode ter acesso a uma equipe multidisciplinar composta por especialistas que oferece todo o suporte necessário.
Ao entender a importância de um software de folha de pagamento para a sua empresa e seguir as dicas que apresentamos ao longo deste texto, é possível melhorar a produtividade e aumentar a satisfação dos colaboradores, já que esse processo se torna mais eficiente. Além disso, contar com a ADP assegura uma escolha confiável para o seu projeto.
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